公司档案管理制度

江苏美林建筑装饰有限公司档案管理制度

为加强档案的收集和管理，有效地保护和利用档案，为公司的生产、经营服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施细则》、《江苏省档案管理条例》结合公司实际，制定本办法。

第一条：公司成立档案管理领导小组，由公司经理、副经理、办公室负责人及相关档案分管负责人组成。

第二条：公司档案分文书、会计、人事、工程等等。办公室负责文书档案管理；财务部负责会计档案管理；人事员负责人事档案管理；项目部负责工程相关档案管理，公司档案工作实行统一制度。

第三条：档案管理员职责

（一）保守党和国家机密，保守公司的机密，维护档案的完整与安全。

（二）做好所分管档案的文件、材料、图纸、资料的收集、整理、分类、归档、修复、统计、利用、保管等工作。

（三）负责编制各种规范、适用的检索工具，有条件时开展档案的编研工作。

（四）加强档案的保管，做好防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防蛀、防光、防污染等工作，维护档案实体的安全。

第四条：档案管理

（一）文件的归档

1、公司下发到各部门的文件、公司领导及工作人员参加会议带回的文件均应交给办公室进行管理。

2、设计文件、图纸应在工程验收时一并移交项目部、结算部档案室统一管理。

3、会计凭证、帐本、报表在会计年度终时，由财务部进行统一整理归档。。

4、人事员调离或移交，要做好人事档案的交接工作。

（二）文件、资料归档的基本要求：

1．文件正文、原稿齐全，且是加盖公章的原件；

2．文件必须客观、准确地反映公司各项活动的真实内容和历史过程；

3．文件、资料纸张整齐、清洁、完整；

4．凡公司内部产生的文件、资料归档时，必须是纸质、电子版同时归档：

5．文件资料归档时，必须填写文件移交清单，严格履行移交、接收手续。

6、各类档案负责人员，要对各自的档案进行公类、编号、立卷，编目、入柜，且需伴有相应的电子文件。卷内文件要求排列合理，卷标题简明准确，便于管理和利用。

7、档案的销毁，须经档案管理领导小组审批，必须有监销人同时在场，批准人、监销人、销毁人在销毁单上签字，未经批准，任何部门和个人不得随意销毁档案。

第五条档案库房的管理

（一）档案库房应坚固、安全适用，有防火、防盗、防光、防潮、防蛀等安全措施，保证符合档案管理的要求。

（二）各类档案管理人员要定期对各自负责的档案进行检查，发现破损档案应及时修补、复制或作其他技术处理，保证档案的安全、完整。

（三）接收、移出和销毁档案资料，必须严格执行有关制度，履行手续，保证帐物相符。

第六条档案的查阅

（一）凡本公司工作人员查阅其所属业务档案，应办理登记手续；凡外单位查阅档案者，经过档案主管单位的负责人同意，履行登记手续，方可查阅。

（二）档案资料一般不外借，确需借出利用，须经档案主管单位负责人同意，办理借阅手续，方可借出，并及时如数归还。

（三）凡查、借阅者必须爱护档案，不得撕毁、拆卷、划线、涂改、剪页等，违者必究。

（四）查、借阅者必须遵守保密制度，所查、借阅的档案、材料，未经同意，不得复制和对外公布。

（五）凡属个人问题查阅档案，必须经过组织来查阅，拒绝任何人查阅、借阅本人或直系亲属的人事档案。

第七条本办法自发布之日起施行。

江苏美林建筑装饰有限公司

2008年5月5日