浅议企业文档一体化现状
2020-03-03 03:39:23 来源：范文大全收藏下载本文
浅议企业文档一体化现状
对高职高专文秘专业教学提出的新要求
郭静
(贵州商业高等专科学校,贵州,贵阳,550004)
摘要：随着现代科学的进步，特别是计算机网络技术的发展，档案界提出了“文档一体化”的管理模式。企业本着精简效率的原则，大多走上了试行“文档一体化 ”的道路。然而，由于受各种条件的限制，文档一体化的管理模式并不成熟。高职高专文秘专业所培养的专业人才，在企业中大多从事的是文档管理工作，文秘人员的素质高低直接影响到文档管理的质量。因而，高职高专文秘专业必须调整其教学内容和模式，以适应文档一体化环境下的新要求。
主题词：企业；文档一体化 ；文秘 ；专业教学
所谓文档案一体化管理，就是从文书和档案工作全过程出发，实现从文件生成到归档管理的全过程控制。它包括：文档实体生成一体化管理，即对公文、档案从生成、流转、归档形成档案直到销毁为止的整个生命周期进行全面管理；文档一体化管理，从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证管理的实现；文档信息利用一体化管理，利用时不用考虑是文件信息还是档案信息，只用一条检索命令即可查到全部文档信息，是对文档数据信息内部运动的全过程实现的有效体现。
随着信息技术的应用，办公自动化的普及，文档一体化管理不再只是一种管理思路，更多的是在实践中实施的一种管理方式和管理手段。文件是档案的基础，文件处理工作地好坏直接影响到档案的质量，从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用等环节来看，都有着实际工作内容。实现文档一体化管理后，档案工作将渗透到文件的形成阶段和文件的使用阶段之中，形成一个不可分割的整体，实现从文件到档案的有效转换，保证了文件信息的不会被遗失或损耗，减少了重复劳动，简化了文档管理的工作程序，提高了文档管理的效率，更重要的是改变了文件的生成方式和载体特点，实现了对文件处理的前控性。文档一体化管理通过先进的计算机系统对文件进行筛选、立卷、整理、编目、检索，利用网络技术，广泛采用有关站点的数据信息，使文档实现远程传递，异地查询和处理，节约了存贮空间和场地，有利于档案信息资源的开发利用，发挥信息资源的经济效益和社会效益。
因此，中小型企业单位，本着精简效益的原则，都在改变传统管理模式，推行文档一体化。对于职业定位于企业的高职高专文秘专业来说，势必要革新其教学内容和模式，以适应社会需求。
一、企业实行文档一体化应必备的基础条件
（一） 文书、档案工作的标准化。
文书、档案工作的一体化管理必须依靠标准化才能形成，没有统一的标准，综合加工、检索信息、一体化管理网络的建立就无从谈起。文档一体化的标准化，还应该做到硬件设备的标准化、网络软件及数据库系统的标准化以及数据采集的标准化和数据管理的标准化。
（二） 需要培养和造就高素质、高水平、多技能的档案管理人员。
对档案人员加强培训根据企业实际，有针对性地对不同性质、不同工作特点、不同人员进行培训和指导。在钻研档案学理论的同时，进一步扩大档案人员的知识结构，使之成为一专多能的复合型人才。
（三） 配备适应企业档案信息化建设的硬件设施、设备。
文档一体化能够发挥档案工作的综合利用功效，但对信息化要求也较高，必须配备必要的硬件，并不断进行系统的升级改造。
二、现行企业文档一体化现状
随着企业经济建设速度的加快，企业日常工作中收到和制发了大量的多载体文件，这时传统的管理手段和方式已经不适应管理工作的要求，企业管理人员要求文书人员走文档一体化的道路。笔者经过调查研究，发现现行企业文档一体化现状可总结为以下几点：
（一）在办公自动化环境下，探索试行文档一体化。
随着计算机和网络的发展和应用，多数公司及基层单位，办公自动化水平提高，文件在形成和流转中，起早、审核、印制等运作过程是在计算机和通讯网络中进行的，改变了传统写作方式和表现形式，并初步摸索文件的鉴定、分类、归档编号由软件程序设定处理。
（二）文书、档案工作的标准化程度较低
标准化、规范化是实施文档一体化的前提和关键。在企业各部门中，由于职能分工不同，决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同，在文书处理过程中，文件格式错乱，文件载体不耐久而造成文件的残缺不全，字体难以规范，制约了档案业务工作质量的提高。缺少统一的标准、制度，使文件部门的成果不能被档案部门直接采用，要重新编目、著录、标引等，重复劳动浪费了人力物力。
（三）软件应用规范化程度较低，不能实现资源共享
现在的市场上有很多的文档管理软件，功能的侧重点不同，而且国家也没有统一的标准。很多企业在对软件功能不了解的情况下，随意购买软件。厂家只对档案管理人员进行简单的
指导。因此，管理人员对软件的功能应用单一，不能很好地发挥软件的作用。此外，应用软件的企业与企业之间，没有共同的通用平台，不能呢实现资源共享，甚至所应用的软件只适用于文件管理，对图像、声像等特殊载体的科技资料管理缺乏实用的管理方法，这都影响了档案系统整体水平的提高，制约了文档一体化的进程，也使得企业档案资源不能很好地发挥应有的价值。
（三）文书档案部门工作人员素质普遍偏低
文档一体化是一项融文件与档案学、管理学、计算机科学等多知识、多技术为一体的科学。这就需要培养和造就高素质、高水平、高技能的工作人员。而现行企业所从事这项工作的人员，缺乏相应的专业知识和技能。并且缺乏现代高技术人才，尤其是档案、信息处理的复合型人才更是少之甚少，大部分文档管理人员办公室自动化水平偏低，只是简单地做文字处理，尽管引进了现代化设备，但不能发挥作用，就更谈不上档案信息化了。
三、对高职高专文秘专业课程体系提出的新要求
在信息化、网络化的新环境下，给文档管理带来了新的机遇，也提出了新的挑战。高职高专文秘专业培养的是面向企业的高素质技能型人才，针对企业现行文档一体化现状，本人认为，当前应着重强化提高文秘专业学生的综合素质，将文档理论知识和办公自动化技能相结合，迅速从传统的单一“办文型”向复合“应用型转化，从文秘型向综合型转化。为了适应社会需求，高职高专文秘专业课程体系可以从以下几方面作调整：
（一）改革文书和档案管理学教学内容和方式，倾向于专业技能培养。
传统的文书和档案学教学倾向于理论内容的讲授。教师在授课过程中，更注重学生理论知识的掌握水平。一般也常用书面方式进行测试。在这样的教学环境下，学生的动手能力得不到有效训练，并且将理论转化为实践的能力也较弱，已经不能适应文档一体化环境下的要求。因此，需要改革教学方法和模式：
1、教材改革。
在传统的课程教学中，教材所讲授理论知识较多，而实践内容较少，并且不能结合身边实际，可操作性不强。如果能结合本地企业实际情况，采用自编实训教材，将企业案例作为实训平台，可切实提高学生的动手能力。
2、将文书流程和档案管理流程作为一个整体来进行讲授，并结合企业常用文档管理软件，全真模拟文档管理工作。
3、邀请企业一线管理专家走上课堂，讲授实际知识。
4、切实提高办公自动化水平。文档一体化的实行，主要依托于办公自动化水平的提高。在传统的课程体系中，由于条件限制，学生的计算机应用能力不强，只是停留在文字和简单的数据处理，而对于信息管理能力要求不高。办公自动化课程由于缺乏实践操作设备，很多实践内容无法完成。因此要采取得力措施，真正落实计算机课程，切实提高学生办公自动化水平，以适应市场需求，增强竞争能力。
（二）改革实践教学体系，使之系统化。
高职高专文秘专业，本着培养技能型人才的目标，基本都制定了比较详细的实践教学计划。但由于受传统课程体系的影响，本人认为系统性不强。如课程与课程之间衔接性不强。在文档一体化环境下，如果能将文书写作、档案管理、办公自动化等课程纳入同一体系，将更有利于实践效果地发挥。如学生将自己拟写的公文，利用办公自动化设配录入，再进入公文处理流程进行流转，最后归档。
（三）提供实践机会，培养学生综合信息管理素质。
“走出课堂、走进企业、走上社会、产学结合”是今年来高职院校探索提高学生实践能力的一种共识，但实践一直是高职院校文秘专业头痛的一个问题，寻找实习单位难度非常大。因此，高职院校文秘专业应根据实际情况“分段推进，内外结合，虚拟与实战一体化”，建立“网状撒点式”的企学合作的文秘人才培养实践实训基地，充分发挥了实践教学与职业素质训导、职业技能训练与考核等功能，凭借现代化的教学硬件，不断开展实践教学创新活动，构建仿真训练系统和顶岗实习机会，营造出与训练、生产、服务第一现场相一致的职业活动氛围，使学生秘书信息管理综合能力不断提高。
四、小结
综上所述，文档一体化给企业的文档管理带来了新的契机。而作为面向企业的高职高专技能型人才，必须掌握新环境下的新技能。这些技能的培养，更多是依托于学校教育。所以，高职高专文秘专业需要调整专业教学，一方面弥补现行企业在文档一体化运行过程中的不足，一方面更好地适应文档管理人员在计算机网络环境下的新需求。
参考文献：
【1】 江楠，试论文件生命周期理论与文档一体化，兰台世界，2008，（7）
【2】 孙境，浅谈文档一体化管理的理论基础与实践，科教文汇，2007（9）
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