厦门大学环保协会会议制度

厦门大学环保协会会议制度

根据《厦门大学环保协会章程》，每个会员都有参加例会和各类讨论会议的权利和义务。无规矩不成方圆，为了确保会议的纪律性、高效性和积极性，经过集体商量，特此制定《厦门大学环保协会会议制度》，以规范和监督与会会员的态度及表现。

一、适用对象：全体厦门大学环保协会会员

二、适用场合：例会及各类讨论会议

三、具体规定：

1、会议负责人要于一周前确定会议时间，确定后将会议时间、会议负责人、与会人员名单及会议主要内容报于秘书处备案。会议负责人必须于两天前再次通知与会人员。确定后的会议时间不得随便更改。若需更改，必须请示四名会长，三名同意才可。

2、被通知参会的会员有权利和义务参加会议。若不能到场则须事先向会议负责人请假。无故不到场者按《厦门大学环保协会奖惩制度》处理。

3、参加会议需要签到。会议负责人负责签到事务。

4、参加会议者在会议开始5分钟后进场属于迟到，在会议结束前5分钟退场属于早退，各按《厦门大学环保协会奖惩制度》处理。

5、一般例会由秘书处处长主持。若秘书处处长不能到场，须交代指定会员代为主持；其他活动讨论会议由相关活动负责人主持，

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若活动负责人不能到场，亦须交代指定会员代为主持。

6、与会人员都必须带纸和笔记下会议过程中关键的问题。当会议主持人发起讨论时应积极讨论。与会人员的表现由会议主持人及会议负责人按《厦门大学环保协会奖惩制度》评定。

7、会议负责人需要在会议过程中记录会议的进行情况。

8、会后会议负责人需要就会议的讨论内容，讨论过程，讨论结果，与会人员表现及心得体会等写一篇不少于400字的小结，连同最终与会人员名单交与秘书处备案。

9、秘书处处长须将每次的会议小结做成电子版发至群邮件中

四、会议流程：

1、会议主持人提出会议的主要内容和各项内容的发言次序及规定用时。

2、会议总时间一般按两个小时计算。每项内容的总用时原则上不得超过平均分配时间。若内容较多，可于会前和会议负责人协商确定。

3、各分项内容的负责人按照次序，详细说明发言的内容、方案、想法及遇到的问题等。

4、发言期间，其他与会人员必须保持安静，认真听并做好笔录，记下有疑问或想补充的地方，在稍后的讨论时间提出。禁止在别人发言的时候随意打断。违者按《厦门大学环保协会奖惩制度》处理。

5、分项内容的负责人发言结束后进入讨论环节。讨论环节不得超

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过20分钟。意见分歧较大时由全体议会人员举手投票。投票按照“少数服从多数”原则决定结果。若每种意见的支持者不足与会人员的1/4，则投票结果无效，该问题押后再行讨论。

6、讨论过程中，与会会员应该礼貌用语，适当控制时间。

7、分项内容负责人需要记录该项内容的会议过程。会后一并交与会议负责人。

8、前一项内容讨论结束后进入下一项内容。若有会员于后一项内同的时间内再次提出前一项内容的问题，则视为扰乱会议秩序，按《厦门大学环保协会奖惩制度》处理。若最后一项内容结束后剩有时间，则可由会议负责人及会议主持人商定再行讨论前面尚未结束的内容。

9、会议由会议主持人宣布结束后才算结束。

说明：会议负责人——即为社联“活动申请表”上“活动负责人”一栏中的人员。若要使用多媒体教室，会议负责人有义务与多媒体使用证持有者保持联系（非借证人员，原则上秘书处负责借多媒体证），并且必须在会前10分钟到达会场。会议主持人——主持会议，也须在会前10分钟到达会场。

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