会议组织技巧
2020-03-02 02:47:45 来源：范文大全收藏下载本文
会议组织技巧
迈向职业化，大道理、小技巧要天天讲
理念：会议是要针对问题作出结论，会议绝不是头脑风暴，头脑风暴专门开头脑风暴会。好的会议是既有效果又有效率，坏的会议浪费所有人的时间，给团队带来挫折感。
会议之前：
确定相关人员；（这个时候双方开始调查对方是何许人，对议题的看法如何？发表者想清楚自己的议题的次序和时间，那些是必须得到结果的，那些是最好获得结果的）确定议题、地点、时间；
会议的进程一般为：
1）确定主席；
主席的作用是进行会议进程控制；而且比较好的会议组织，应该类似香港立法会那种，发言人是对主席说话，不是台湾立法会那种打架。所有人都是对主席发表意见，主席可以随时打断一些跑题的情况，就能够使得会议得到比较好的控制。而且能够防止开小会。
一般而言，主席类似议长，主要控制会议进展，而不能有自己的观点。在IT企业可以有，但要逐步的锻炼自己成为“没有观点的主席”。
2）确定纪要人（腾讯的兄弟们开会没指定纪要人的习惯）；
好的纪要人跟差的纪要人，差别非常大。纪要人应该关注结论和遗留问题，或者主席要求记录下的意见，而不应出流水帐。纪要人要时刻关注会议进展，在发现某一议题未有结论就开始讨论别的事情时，一定要打断会议，问一声：“刚才这个问题的结论是什么？”
3）确定会议的Agenda：
Review议题，分配时间；
按照会议预定的时间，在各个议题之间分配时间，这里各个发表人提出异议，最终结果可能是某些议题被暂时列为有时间就讨论，或者议题的顺序发生变化。
把这个Agenda写在白板上，议题：xx minutes14:00~15:00。有时5 minutes coffee break都会写到agenda里面去。
4）开始会议议程：
每个议题讨论时，发表者应该清楚自己哪些议题是必须在会上得到结果的，哪些是不必须的。合理安排自己分到的时间，来获得自己想要的结果。
讨论应针对议题发表看法。主席要随时纠正跑题；如何保证会议中创意能够得到鼓励？靠“动议”（又是立法会词汇）机制。
4.1 发表观点：发表者发表议题观点，提出自己的建议；
4.2 群体讨论：讨论者提出观点，主席要判断：
1、是跟议题相关，“作为对议题的一个意见，大家继续发表看法”；
2、跟议题不太相关：
a) “作为动议，（看看表），会议结束后讨论，请你准备一下自己的论
据”（马上在白板上的agenda后面补充一条）
b) “作为动议，这次会议不讨论了，作为遗留问题记下来。”
动议机制的好处是，提出动议的人会在会上的时间里面思索自己的动议是否合理，在本子上写论据；而反对这个动议的人，也会做同样的事情，写反对的1，2，3，4。
动议机制常常带来这样的美妙结果：会议最后讨论动议时，提出者不好意思的说：刚才没想清楚，现在考虑1,2,3,4，我也觉得不对。。。；留下这么充足的时间给动议者，就能避免不冷静的争吵，节省会议上所有人的时间。
If 讨论很成功：主席征询对议题的最终意见，得出结论，纪要人确认并记录
结论。
If 讨论不成功：主席看表，时间到，咨询议题提案人，是否一定要出结果？如果要出结果，征求大家意见是继续/调整Agenda放后面？如果不是一定要出结果，纪要人把几个分歧点记下来，作为此次会议的遗留问题安排另组会议解决。
转下一个议题；
5）讨论会议中提出的动议：
由动议人转换角色作为发表者，进行讨论；
结束会议：
纪要人跟所有人一起review结论；
主席安排大家针对遗留问题进行后续Action（是否要组织另一个专题讨论？）的短时间的讨论；
会议后马上发纪要。。。
没有纪要的会议，就是没有用的会议。
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