档案管理实施细则
2020-03-02 20:29:25 来源：范文大全收藏下载本文
档案管理实施细则
1．总则
1.1 为了加强本单位档案业务建设，进一步提高档案管理水平，根据国家、福建省、泉州市档案局有关档案管理的规定，特制订本细则。
1.2 档案是指本单位在各项管理活动中形成的全部档案的总和，包括党政工青团、人事劳资、教育培训、财务管理、经营销售、基本建设、精神文明建设、安全生产保卫等各项业务活动中形成的档案。
1.3 档案工作是本单位各项管理的基础工作，是维护本单位经济利益、合法权益和历史真实面貌的—项重要工作。
1.4 本单位档案工作实行集中统—管理。
1.5 本实施细则包含：档案收集、整理、归档、保管、鉴定和销毁、资料统计与检查、借阅、利用、保密、库房管理制度，档案室职责、档案员岗位职责和兼职档案员管理职责等十三部分。
2．档案管理体制
2.1 本单位成立综合档案室，负责统筹、协调、组织、管理本单位档案工作；配备专职档案员—人，负责综合档案室档案的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。
2.2 根据《福建省档案工作条例》的要求，档案工作人员应当具备档案专业知识，持证上岗。 2.3 综合档案室设在办公室，由本单位主管领导分管。 2.4 各职能部门应指定一名兼职档案员，负责本部门形成的文件材料积累、整理和按时向档案室移交归档工作。
3．文件材料的形成与归档
3.1 凡本单位在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须向档案室移交归档．归档的具体范围、时间和要求按归档制度的规定执行。
3.2 根据本单位档案数量和种类，制订归档制度，明确归档范围、时间和要求。
3.3 文件材料的形成和积累须纳入各部门工作计划和有关人员岗位职责。
4．档案的管理
4.1 本单位档案分为文书档案、科技档案、会计档案、特殊载体档案（声像档案）、专卖管理违章档案、人事档案六大类。其中，文书档案按“年度--问题--保管期限”进行分类；基建档案按工程项目进行分类；设备档案按种类或型号进行分类；会计档案按报表、帐簿、凭证、其他会计类分类；特殊载体档案（声像档案）按照片、底片、录音带、录像带进行分类；专卖管理违章档案按一人一卷分类；人事档案按一人一卷分类。
4.2 编制案卷目录、卷内文件目录、专题目录及全引目录等检索工具；按《档案著录规则》进行档案著录工作。
4.3 档案鉴定。根据上级档案部门有关规定、编制档案保管期限表，档案保管期限分为永久、长期和短期三种。待编制新的保管期限表后分为永久、30年和10年三种。
档案鉴定分两次进行：归档前对文件材料价值进行鉴定；归档后，对保管期满档案的存毁进行鉴定，及时销毁失去保存价值的档案。
4.4 建立档案管理统计工作。编制基本情况统计表，对档案数量、档案设备设施、档案人员、档案借阅利用人次、档案的利用效果、编研情况进行统计，统计数据以原始记录为依据，实事求是，做到准确可靠。
4.5 档案库房管理。配备专门的档案库房，做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等八防工作。
4.5.1 档案存放应有铁制箱柜或密集架，箱柜排列方式要便于查找。
4.5.2 对照片、胶片、磁带等特殊载体的档案必须配备特制的设备进行管理。
4.5.3 定期对档案库房进行检查、清理、核对工作，做到帐物相符；对破损档案及时进行修补和复制。
4.6 档案管理现代化
4.6.1 档案管理现代化是本单位现代化管理的组成部分，应列入本单位现代化管理的整体计划。
4.6.2 进一步采用以计算机为主，包括缩微技术和办公自动化等现代化管理手段。 5．开发档案信息资源
5.1 在本单位内部实行档案开架阅览。
5.2 在保证不泄密的前提下，对内对外交流档案目录。 5.3 开展档案编研工作，根据本单位工作需要和档案库存情况，编制各种专题资料。
5.4 在档案信息开发与提供利用中，必须严格遵守保密制度。
5.5 对积极开发和提供利用档案并取得显著效益的人员，本单位应给予表扬和奖励。
6．附则
6.1 本细则根据工作需要可另行补充。 6.2 本细则由档案室负责解释。 6.3 本细则自发布之日起执行。
一、档案收集制度
应归档的文件材料，必须由各部门兼职档案员收集齐全，分类整理，编制移交清单，按规定时间移交市局综合档案室集中管理，任何个人或部门都不得占为己有或拒绝移交。
1、日常工作中形成的应归档的文件材料，各部门一律在次年的第一季度内整理完毕，向档案室移交。文书档案应在第二年的六月底之前完成归档工作。
2、基建工程在项目竣工验收一个月后或告一段落时，经办部门应将归档材料组成保管单位，经部门负责人审定后向综合档案室移交；设备档案开箱验收后应将随机材料及时收集归档。
3、一次专题会议、一次活动结束后，应及时将归档文件材料向档案室移交。
4、因公外出参观、学习、考察和参加各种会议，获得的文件材料应在一个月内向档案室移交。
5、会计文件材料，一般在次年的第一季度由财会人员完成整理立卷，在财务部门保存一年后向档案室移交。
6、声像材料要用文字标出摄像、录音、摄影的对象、时间、地点、内容和作者，并及时向档案室移交。
二、档案整理制度
档案室在接收到各部门档案材料后，要按照《泉州市烟草专卖局（公司）档案分类表》的有关要求，分类整理，并编制归档文件目录、案卷目录等。
1、文书档案实行以件为单位进行整理归档，应当按照《机关档案工作业务建设规范》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的有关要求整理编目。
2、会计档案按照《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》的有关要求整理编目。
3、基建、设备档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》的有关要求整理编目。
4、照片档案按照《照片档案管理规范》的有关要求整理编目。
5、录音、录像档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》的有关要求整理编目。
6、实物档案包括各种荣誉奖品、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件，应当按件编写说明和编制目录。
三、档案归档制度
为了完整系统地保存本单位在公务活动中形成的各种门类和各种载体档案，提高归档文件的质量，更好地为本单位各项工作服务，特制订本制度。
1．文件材料的归档范围
1．1 文书档案的归档范围，包括本单位在公务活动中形成的公文、简报、工作总结、报表、会议记录、会议材料等内容：
1．2 科技档案的归档范围，包括本单位在基建、设备等活动中形成的图纸、说明书等内容。
1．3 专门档案的归档范围，包括本单位在专门业务活动中形成的各种档案，如：会计档案、声像档案、专卖管理违章档案、人事档案等．
2．归档要求
2．1 归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红笔等书写材料。
2．2 归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。 2．3 基建工程竣工验收、设备开箱必须有档案部门参加。对其文件材料(含有关图纸等)不完整、不准确、不系统不能进行鉴定和验收。 2．4 归档的文件必须是原件。
2．5 保持归档文件材料之间的有机联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。
2．6 科技档案案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。
2．7 文件材料的归档必须办理移交手续。 3．归档时间
3．1 文书档案在第二年上半年内归档。
3．2 基建档案：基建项目在竣工验收后一个月内归档。 3．3 设备档案：新购设备(如：电脑、打印机、复印机)在开箱时档案人员必须参加，装机确认无误后将随机材料整理立卷归档。
3．4 各项管理工作形成的文件材料，在翌年上半年内，要将应当归档的文件材料组成保管单位，待各职能部门负责人审定后，由兼职档案人员向档案部门移交归档。
4．归档份数
4．1 各类文件材料一般归档一式一份。 5．不归档文件材料的范围
5．1 重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。 5．2 上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件、普发性供参阅、不办的文件材料。
5．3 上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件， 5．4 未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、定稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。
5．5 从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料。 5．6 参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。
5．7 非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。 5．8 下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不必备案的文件材料。
6．单位的档案部门要对本单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
四、档案保管制度
档案是社会的宝贵财富，为了保护好本单位的档案材料，维护档案的完整与安全，使档案更好地为本单位的各项工作服务，特制定本制度。
1．接收档案必须认真验收，并办理交接手续。 2．存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
3．底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜。
4．存放胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜、防磁柜内。
5．定期每半年进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作，做到帐物相符，对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。
6．档案库房是集中保管档案的基地，必须有铁门、铁窗、铁柜等防盗设施。
7．档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温、湿度基本保持在温度14～24℃，相对湿度45—60％之间的规定要求。 8．档案库房不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。
9．档案库房要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯。 10．库房内要配备消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。 11．应保持档案库房整齐干净，档案入库前，必须严格检查、消毒、档案柜内应施放防霉、防虫药剂。
12．档案的接收、移出、外借必须履行登记手续；借出档案须在规定时间内归还。
五、档案鉴定和销毁制度
为了保证库藏档案的质量，保护好有价值特别是有重要价值的档案，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
1.鉴定小组人员构成
档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案的领导、档案员和有关业务管理人员组成。日常的鉴定工作由档案员负责。
2．鉴定小组的任务
2．1 负责制定本单位档案保管期限表。 2．2 对到期档案提出存、毁意见。 3．确定保管期限原则
3．1 对本单位有长远利用价值并能反映本单位职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
3．2 凡是在一定时期有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
3．3 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
4．鉴定工作应该定期进行。(具体时间由各单位根据实际情况自行确定) 5．档案通过鉴定，要求保管期限达到划定准确，保管单位质量达到规定标准，鉴定中发现档案不准确、不完整，单位应及时责成有关人员和部门负责修改、补充。
6．销毁档案的程序包括：
6．1 鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告并报单位主管领导审批。销毁清单及报告由档案室保存（一般放入单位的文书档案之中归档保存）。
6．2 档案销毁时，由单位派两人以上进行监销并在销毁清册上签名。
6．3 销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。
六、档案资料统计与检查制度
档案资料统计是档案工作的一项重要的基础性工作，是了解和掌握档案资料的形成、管理、利用情况的重要手段。为加强档案资料的记录、登记和统计工作，为各项工作服务，特制定本制度。
1.对档案资料的接收、移出情况，每年统计一次。 2.对档案案卷数量、资料数量、整理、利用、复印、计算机著录、编目、消毒、修复、声像档案等情况，每次都要登记记录，每年综合统计一次。
3.对档案库房内温湿情况，每日要有记录，每一年统计一次。
4.对档案管理技术设备：微机、打印机、复印机、温湿度记录仪、装订机、空调机、去湿机等做好保养维护、使用的登记工作，每一年进行一次综合统计检查。
5.对于各门类档案在历年的整理、借阅、利用方面都需要进行统计。
6.各门类档案在各自统计的基础上还需要进行汇总，有关情况向有关领导汇报。
7.建立统计台帐，及时做好平时原始数据的登记工作，注意积累统计资料。
8.统计表所填的数字必须真实、实事求是
七、档案借阅制度
为维护档案的完整与安全，服务本单位各项工作，特制定本制度。
1．本单位所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
2．本单位人员在档案室内查阅档案，必须办理登记手续。 3．在借阅档案时应做到以下几点： (1)按规定办理登记手续，定期归还。 (2)要爱护档案，不得丢失。
(3)所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。
4．借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。
5．档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。 6．借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。 7．调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
8．外单位人员借阅本室档案须持有所在单位介绍信和本人工作证，并办理有关手续。
八、档案利用制度
1、档案人员应熟悉室藏档案情况和主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极主动地做好提供利用工作。
2、档案室必须编制《案卷目录》、《卷内文件目录》/《归档文件目录》，并根据利用工作的需要编制专题文件目录等检索工具。
3、建立计算机文件级档案目录数据库，实现计算机管理和检索档案，做到调卷迅速、准确。
4、档案室应利用档案资源，开展档案的编研工作，编写全宗介绍、组织沿革、大事记、专题文件汇集、档案利用实例等汇编资料。
5、外单位到档案室借阅档案，应按规定办理借阅手续，在档案阅览室或指定地点阅档，不得外借。查阅档案时，不允许在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、折卷。
6、本局工作人员或基层单位因工作需要查阅档案时，一般应在档案室内阅看，不得外借，如特殊情况需外借时，须经分管领导批准，办理登记批准手续，约定归还日期，借阅者不得将案卷转借他人。
7、秘密级档案须经领导批准后方可查阅，阅者对所借档案负有保密和安全责任，并须在档案室阅办，阅后及时归还，不得擅自转借、损坏、拍照或复印。
8、凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制(印)，须经档案部门负责人审核，确认无误后加盖公章才能生效。
9、做好档案利用反馈工作，由利用者或档案人员填写《档案利用效果登记簿》。
九、档案保密制度
为加强档案的保密工作，根据国家《保密法》和《档案法》的规定，结合本单位档案工作实际，特制定本制度。
1、档案工作人员要认真学习国家《保密法》和《档案法》，熟悉保密业务知识，遵守保密规定，严守国家机密，确保档案的安全。
2、档案库房应有保密安全设施，安装有铁窗、铁门、铁柜。
3、档案室保存秘密级以上的档案，不准向外提供利用；本单位及各科室工作人员，因工作需要借阅秘密级以上的档案，必须经领导批准，才能利用。
4、对秘密以上的档案材料，不准擅自翻印、复印，如确因工作需要必须报市保密局批准后才能翻印、复印，并在使用完毕后及时收回档案室销毁。
5、档案工作人员不得在档案室接待亲戚、朋友，不准向亲友谈论档案材料的秘密内容。
6、利用者要自觉遵守保密制度，对违反制度的要给予批评，造成失泄密事故的，要追究失（泄）密者责任。
十、档案室职责
1、结合本单位实际，组织实施党和国家有关档案工作的方针、政策、法规以及上级档案行政管理部门制定的有关规定。
2、制定本单位的档案工作计划。
3、对本单位各部门文件材料（包括文字、图表、声像等）的平时积累、收集、立卷、归档工作进行监督、指导、检查。
4、对本单位的全部档案及有关资料实行综合管理，认真做好本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等工作，并积极提供利用，为本单位各项工作服务。
5、严格执行国家《保密法》和有关的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。
6、为党和国家积累档案史料，并按规定向当地的档案馆移交具有永久保存价值的档案。
7、完成领导交办的其它有关工作。
十一、档案库房管理制度
1、做好每年清库核查案卷工作，做到帐卷相符。档案管理人员调动时要及时地做好档案移交清点工作。
2、维护档案的安全。库房要做到“十防”，即：防光、防尘、防晒、防火、防湿、防霉、防虫、防鼠、防盗、防泄密等。出现问题必须及时清库核对案卷，采取补救措施。
3、库房温度应保持在14 —24℃，温湿度保持在45 — 60%左右。遇潮湿天气应尽量少开箱、柜及库房门，遇干燥天气应采取增湿降温等措施。保存胶片档案母片的库房温度控制在13-15℃,相对湿度控制在35-45%。
4、在库房、档案箱柜内应存放防虫蛀药，预防虫、霉的侵害。
5、严禁在库房内存放食品、杂物，以防虫害。严禁存放易燃易爆物品，库房内严禁明火装置和使用电炉。要求配备二个灭火器，并经常检查灭火器的有效期限。
6、库房内宜选用白炽灯作为人工光源照明，不宜采用自然光源，对外的窗户应配置遮蔽阳光的窗帘、窗板等。
7、非本工作室的人员原则上不能进入档案库房。应保持库房的清洁卫生，每星期至少打扫一次。
十二、档案员岗位职责
1、加强政治和业务学习，努力钻研业务知识，不断提高自身的政治和业务素质，提高工作水平。
2、贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规，以及上级和档案行政管理部门制订的有关档案管理的规定、办法、细则。
3、制订实施本单位档案事业的长远发展规划和年度工作计划。做好档案材料的收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用工作。编制检索工具，逐步使用电子计算机管理档案，提高档案工作效率。
4、对接收的档案材料要严格把好质量关，不符合案卷质量的要退回原部门重做，直至符合要求才能接收；要认真做好接收登记，及时整理和分类排架。并按照规范化、标准化的要求，指导各兼职档案员做好材料的收集、整理和装订、编目工作。
5、要做好档案、资料的统计鉴定工作，及时准确地按要求做好档案的统计年报工作。对已达到保管期限和超过保管期限的档案，应及时提请分管档案的领导组织鉴定小组进行鉴定，并按规定做好档案的销毁工作。
6、要积极做好档案的开发利用工作，为本单位的各项工作提供服务。要结合本单位工作实际，积极做好档案、资料的汇编工作，编纂一些利用价值高的档案资料为领导决策提供依据，充分发挥档案的作用。
7、切实做好档案的保护工作，认真做好“八防”工作（防尘、防光、防潮/水、防火、防盗、防高温、防虫鼠、防有害气体），加强对档案库房的管理，定期对档案库房进行检查，保持库房清洁、整齐，确保档案材料的安全与完整。
8、严格执行党和国家有关保密工作规定，执行本单位档案的保密制度，维护档案的完整与安全。
9、制订各项档案管理制度。
10、参与本单位购进设备开箱验收、工程竣工验收等工作，验收其档案。
11、对下属单位档案工作进行监督指导和检查。
十三、兼职档案员岗位职责
1、忠于职守，遵守纪律，加强学习努力提高档案管理水平。
2、熟悉专业工作，严格按照档案管理的要求，做好归档文件材料的分类整理、立卷工作，做到档案完整齐全、组卷规范、合理，确保档案案卷质量。
3、要做好日常应归档资料的收集整理，并及时移交档案管理部门。
4、收集时应齐全、完整、准确，已破损的文件要修整，字迹模糊或易褪变的文件要复制。
5、每年度结束后的二个月内，要负责将上一年度应归档的档案的资料移交到档案管理部门，同时填写《档案资料移交清单》，并经交接双方签字确认后由档案管理部门保管，以便日后查阅。
6、严格遵守保密制度，不得泄露党和国家的秘密。
7、妥善保管档案，确保档案安全。
8、工作调动时，应办理好移交手续。
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