企业档案信息化之知识管理

2020-03-01 15:50:06 来源：范文大全收藏下载本文

企业档案信息化之知识管理

姓名：彭莉苹学号：５０００４０９０５８班级：档案０９１摘要：本文分析了现代化环境下对企业档案信息化管理提出的新要求，分析了现有的档案管理的不足之处，对档案信息化建设提出了自己的一些建议，特别是明确提出了知识管理这一新理念。详细阐述了在知识管理理论指导企业档案实现信息化的方法，包括集成管理、知识服务和测评。最后再结合广东韶关钢铁集团有限公司的档案信息化管理的例子说明新时期知识管理是企业档案信息化战略之选。

关键词：企业档案、信息化管理、知识管理、

企业信息不仅是企业重要的经济资源，也是企业在激烈的市场竞争中所拥的竞争力。在当今信息爆炸的时代，档案管理信息化是21世纪档案事业发展的必然趋势。为了适应这种历史的趋势，我们必须要分析现阶段档案信息化管理的具体情况，找出其不足之处，并针对性的给出解决的方案，以实现和完善企业档案管理的信息化，现代化。，使档案业务工作范围不断拓展，档案信息资源得到充分开发利用，为企业的发展提供动力，更好地服务于社会。知识管理这一理念的出现无疑是为档案的信息化管理提供了新出路，新契机。

一，企业档案信息化

1.1企业档案信息化的含义。企业档案信息化就是指企业在档案管理活动中全面应用现代信息技术，以网络作为基本平台，对档案信息资源进行处置、管理和开发，实现档案工作为企业生产，经营和管理提供优质高效服务的过程。

就整体而言，企业档案信息化是企业信息化的重要组成部分，企业信息化应包括档案管理信息化。

1.2企业档案信息化的内容要素及其理论模型。根据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》和《关于加强企业档案信息化建设的意见》，结合企业档案工作和企业信息化特点你，我认为档案信息化的主要内容可与归纳为设施、系统、资源、人才、规制、安全和服务等七个方面的要素。基于上述的七个要素，我们建立了“企业档案信息化内容要素的理论模型”。该理论模型分为核心层、支撑层和应用层三个层次。

（1）核心层。由企业档案信息化的两个主要内容—资源建设和知识服务两大要素构成，揭示了资源建设和知识服务在企业档案信息化建设中的核心地位和作用。

（2）支撑层。包括档案信息化所需的基础建设、应用系统、信息人才、信息规制、信息安全等内容要素，它们对核心层起着条件、环境、手段等方面的支撑作用，并与核心层一起构成企业档案信息化体系。（3）应用层。在理论模型的最外层，包括企业效

益、企业信息化水平、档案意识、需求导向、应用实效、价格定位等要素，是决定档案信息化应用层的重要因素。

1.3企业档案信息化建设的原则

(1)整体规划，同步建设。企业要将档案信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案，坚持档案信息化建设和企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

（2）善用技术，注重管理。企业档案信息化必须坚持技术与管理兵种的原则。以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体需求。

（3）资源为本，服务至上。档案资源建设是以档案信息化建设的基和核心，应该以 “集成管理”为理念，以电3文件归档管理为首要的任务和重点，一馆藏档案数字化为基础。以网络信息资源采集为必要补充。开展企业档案信息化建设必须坚持服务至上的原则，牢固树立为企业生产、经营、服务管理的意识，以知识服务为目标，开拓服务领域，创新服务机制，提高服务本领。

二，档案管理信息化面临的问题和挑战。由于传统思维和信息化技术落后等因素，档案管理信息化作为一种新型的档案管理模式，其在发展中必然面临一系列的问题和挑战。梳理这些问题和挑战，有利于我们更好的确定发展路径，从而更好的促进档案管理信息化的发展。

3.1 传统固化的档案管理模式的阻碍。当前，大部分企业档案管理已经成为一套固化的体系，很多企业多年来一直采用手工操作的方式，形成了相对固化的档案管理体系，其档案管理的思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知，对档案管理信息化还不适应，不愿改变既有的状态。

3.2档案管理信息化人才的缺乏。档案管理信息化人才是推进档案管理信息化的关键。对档案管理人员来说，档案管理信息化是一个全新的领域，不仅需要学习计算机技术、通信技术、网络技术等现代信息技术，还需要学习档案管理信息化规章制度和标准，更需要和计算机系统管理人员沟通，并参与到管理系统的开发应用中去。目前一些企业的档案管理信息化人员队伍的整体素质与信息化建设的要求存在很大差距，尤其是严重短缺档案管理信息化的复合型人才。

3.3档案管理信息化存在一定的安全威胁。计算机网络系统具有开放性、集成性、共享性的特点，使上网档案信息的安全受到了一定威胁。

3.4企业档案评定管理滞后。企业的档案管理不仅存在效率低下、利用困难等多方面的管理原因，更在一定程度上存在传统档案的鉴定和评定管理滞后。传统的档案应在一定的期限内进行鉴定和评定，从而建立良好的企业档案的利用方式。传统档案的价值存在利用的期限，超过期限的企业档案应及时销毁，从而保证企业档案的有效管理和利用。然而在传统的档案管理的模式下，企业的档案管理人员难以对封存的档案存储进行有效的管理和评定，致使企业档案的鉴定和清理在一定程度上存在管理的障碍。企业的传统档案长期累积难以形成有序的管理方式，造成了企业传统档案的冗余，从而增加了企业传统档案管理的难度和成本支出。

3.5档案利用落后。在传统的档案管理过程中，由于人工的管理和纸质的档案利用模式造成了企业档案的管理和存放的无序，这也在一定程度上造成了企业档案管理的工作繁杂、重复，增加了企业档案利用的难度。特别是对档案开的种种限制，造成社会对档案利用的严重滞后。档案的作用不为人知，档案服务于社会基本上成了一句空话。三，企业档案信息化战略定位-----知识管理

根据上文阐述的企业档案信息化的建设的内容和当前所面临的问题和挑战。我们认为知识管理是解决当前问题的最好出路。所谓知识管理就是用知识管理的理念和方法进行企业档案的管理。企业档案知识管理的重点内容是：整合企业档案信息资源，实现档案信息资源的集成管理；实现企业档案信息增值，提供企业档案信息服务：优化企业知识资源管理，实现IT平台化；建立健全企业档案知识资源安全保障机制，确保企业档案知识管理持续发展。

3.1整合企业档案信息资源----集成管理

档案信息资源的高度共享和知识管理的基础工作，也是实现知识管理的必要条件。因此必须对企业各类信息资源进行整合，实现档案信息资源的集成管理。企业档案信息化资源建设的主要措施：

3.11馆（室）藏档案数字化。对这点有一个重要的问题就是是否对所有的非数字化档案都要进行数字化。这是我们必须要考虑的问题。首先也是最重要的一个方面就是经营和管理的需求。其次要考虑一个数字化优先权的问题。其中领导的重视程度表现得尤为突出。最后就是预期收益情况。这虽然是比较难把握但也是最现实的一个因素。

3.12网络信息资源的采集。网上信息都是已经数字化的信息而且包含着丰富的内容和知识，特别是与本企业相同或相关的其它企业的网上信息，可以通过互联网或其它专

用网络进行收集。需要注意的是在手收集的过程中必须对网上的信息进行甄选，并且要将信息的版本，元数据及背景完整的记录下来。

3.13直接采购同行业的专题数据库。这些信息资源来源来源广泛、种类繁多、载体形式和文件格式多种多样，无疑是一个企业的好选择。

3.2实现档案信息增值 ----知识服务。档案知识管理的目的在于通过档案的知识服务，实现档案的信息和档案服务工作的增值。不论是读显性知识的管理还是对隐性知识的管理，落到实处都是为了以知识为内涵，以服务为中心，走知识服务之路。档案知识服务体系建设主要包括：

3.21企业档案知识服务系统人文建设。第一，实体管理人文化加强档案收集，满足用户需求。第二，加强人力资源管理。把员工放在首位，发挥每个人的潜力、积极性和创造性。第三，拓展档案馆的功能，不断开发档案文化精品，做好服务。第四，服务要多元化。既要满足利用者获取信息的需要，又要满足利用者对环境舒适和工作方便的需要，满足一般利用者和特殊利用者的需要。

3.22企业档案知识服务系统法规标准建设。第一，加强对相关法律法规的研究和配套知道文件的制定。第二，标准制定，主要包括技术性标准，管理性标准和业务性标准。

3.23企业档案知识服务系统建设。包括5个服务模块：一，企业知识资源门户的建设与管理；二，是为企业决策层提供战略性的信息分析服务；三；为企业科技人员提供科技情报服务；四，进行档案编研。五，保留传统的图书期刊管理与服务功能。随着企业知识资源管理的深化，可继续增加服务模块。

3.3优化企业知识资源管理-----IT平台化

知识管理的技术很多，要实现企业档案知识资源的优化换了，就要为知识的开放式交流提供无缝的技术支撑平台，建立相应的技术支撑平台包括建立企业档案知识库和企业档案知识门户网站。例如，用BS结构设计，随时随地用浏览器访问应用系统平台。领导和员工可以通过应用功能前段平台访问和利用知识资源。

3.4确保知识管理持续发展----制度安全。为了确保档案知识管理的持续发展，必须按照制度化和安全的要求，建立健全相关的档案知识管理制度，采取相关的知识安全管理措施。

3.41在制度化方面，首先要用制度的形式确定知识资源管理的组织机构；其次要用制度的形式确定专业人员、管理人员的职责和权益；第三，建立员工参与学习和工作应用知识资源的奖励措施；第四，建立访问权限审核制度

3.42安全方面，可采取以下措施:第一，在企业的各个地区机构，分布设立访问服务器，在总部设立应用系统服务器，各服务器之间设立ＶＰＮ链接；第二，在应用系统中对档案知识资源分层设立安全访问权限；第三，对应用系统的登陆，设了密码检验；第四，对特别重要的文件、信息，在访问时设立指纹校验。

３.５档案信息化管理的核心－－测评

企业档案信息化测评体系是反映企业档案信息化情况的统计调查指标，测评是企业档案信息化管理的核心环节，是从规划、执行转向改进提高的重要节点。企业信息化测评可分为四个步骤：

３.５１熟悉标准。有关企业测评人员应对企业信息化测评的相关指标内容、权重系数与等级档次划分、等级标准进行熟悉。明确有关标准要求，以方便测评数据的有效采集。

３.５２采集信息。企业应召集本企业档案部门和信息部门等人员对照测评标进行信息采集。并汇总提交企业档案信息化测评信息采集报告。当企业进行快捷的自我测评时，也可参照《档案企业信息化测评信息采集问卷》对测评信息进行简要采集。

３.５３计算得分。企业测评人员依次计算１８个二级指标的各项的得分，并汇总计算得分。

３.５４形成报告。对各项得分进行描述。并对企业档案信息化的优势、劣势进行评价，提出完善和整改意见。

四、知识化管理的实例－－广东省韶关钢铁集团有限公司档案信息化

广东省韶关钢铁集团有限公司１９９６年建厂，是中国企业５００强，广东企业５０强之一，是广东省重要的生产基地。韶钢档案馆成立于１９８９年，它是韶钢文书档案、会计档案、产品档案、科研档案、基建档案、设备（仪器）档案、实物档案等各门类档案的保管利用中心，代表公司行使档案管理职能，业务上直属公司分管技术的副总经理分管。韶钢档案馆理已经实现两级变为一级管理，集团公司、全资子公司，控股子公司的安敢全部集中到档案馆库房管理，利用档案主要通过网络系统实现，各单位主要履行档案收集、移交归档、利用等职责。韶钢档案信息化建设分为三个阶段：

第一阶段纸质档案的数字化管理。时间是从２００１年只２００６年，建立档案管理系统并购置相应硬件设备进行档案数字化建设，整合分散管理在各单位的档案。韶钢的数字档案馆有２种运作模式，一是传统档案馆想数字档案馆转型模式，即在传统的档案馆业务和服务的基础上，利用数字化和网手段，尽心档案馆业务重组和服务创新。主要包括档案数字加工与服务管理、档案信息服务两方面。二是从档案接收开始

就实现数字化的构想。这样一种数字档案馆它支持档案信息的整个生命周期的活动，即将档案的收集、整理、提供利用都集成在网络这个环境中，这完全脱离了档案馆实体的存在形式。

第二阶段改革档案管理模式。时间是从２００６年３月至２００８年６月。韶钢档案实现一级管理，是档案机构集中、人员集中。业务集中，全方位提供档案利用服务。档案馆全方位采用计算机管理，档案的检索、全文浏览和业务管理全都通过计算机完成。届时，档案馆建立起一个完整的档案实体管理中心、现行文件利用中心和数字档案馆。

第三阶段搭建管理平台，资源大集中。时间是从２００８年７月至现在。２００８年７月，公司同意立项建设《建立在线归档管理基础平台项目》和《ＥＲＰ系统综合统计数据归档模块项目》建立资源管理平台，实现公司所有档案资源集中归档管理。可以预期，系统上线使用后，档案管理工作的中心工作位于档案的收集和利用，将突出档案利用，档案工作的价值和地位将显著上升。

随着中国市场经济的日益发展，计算机网络的广泛利用，特别是电子文件的大量出现，实行档案信息化管理迫在眉睫。韶钢档案信息化建设是知识管理应用于企业档案管理信息化的一个非常典型的案例，具有一定的超前性和示范作用。我认为所有有潜力的企业都应该以此为鉴，认清楚现状，总结出自己的不足之处，然后实行专业化的管理、提供专业化的服务，培养优秀的档案管理人才，实行档案资源的集中统一管理，为企业的生产、管理、决策提供高质量的档案利用服务。

参考文献：

【１】企业档案信息化研究课题组，知识管理企业档案信息化战略之选，广东人民出版社，２００９

【２】何燕宁，浅谈企业档案信息化管理，经济与社会发展2010,08(11)

【３】丁文军，提高企业档案信息化管理之我见，西北水电2010(2)

【４】赵梦临，浅议新时期企业档案管理，起重运输机械2010(10)

【５】刘红远，如何在创新中完善企业档案管理工作，价值工程2011,30(11)

【６】周英，企业档案管理的网络信息化及开发利用，安徽大学学报(哲学社会科学版) 2003,27(3)