会议须知
2020-03-02 22:51:19 来源：范文大全收藏下载本文
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备字〔2012〕008号
主送：餐饮部、管家部、前厅部、工程部 抄送：总经办 承办：市场营销部
事由：关于会议室使用须知及流程
日期：2012年3月21日 页数：共4页
一、会议室的租用主要由市场营销部负责洽谈，餐饮部负责接待。
二、市场营销部根据酒店规定的会议室价格体系来洽谈各类型会议室的租金，并在会议通知单上注明，使用时间段及费用（使用时间段需包括布臵会场的时间及其它可能免费的时段）。
三、确认并准确了解会议通知单
1、餐饮部在收到会议通知单后，根据会议的时间和规模安排班次和调配人手；
2、跟进会议的人员须认真仔细了解举办会议的公司、时间、地点、人数、摆设形式、收费标准和付款方式等。
3、确认会议期间所有要用的会议设备和必需用品（投影仪、投影幕、白板、麦克风、DVD、音频线、会议桌、会议椅、会议台布、纸、笔、水等）是否够用，特别是在有2个会议同时举行的时候。
4、了解知悉会议客人在店的住房和就餐情况，在客人询问时方便指引和回答。
四、布臵会场（由餐饮部负责）
1、根据会议通知单的要求提前摆设好会议期间所有要用的会议桌、椅子、纸笔和水（包括演讲台、白板等）至少提前4小时布臵好会场，如不明确会议室的摆位，可要求销售员现场协助。
2、致电工程部提前调试好麦克风、投影仪、影响等会议设备，并悬挂好会议横幅。
3、致电管家部提前打扫会议室门口，过道（至洗手间）和洗手间的卫生，并在会议室门口适当的摆放一些绿色植物。
4、清洁和检查整个会场，确定没有其它卫生，工程，消防等问题；确保会议室能正常使用（如有疑问请致电有关部门）。
5、打扫和整理工作间，包括热水器、工作台、垃圾桶等。
6、会议室一切准备就绪后，关灯落锁；到会议开始前不允许任何人进入会议室（除特许情况，如客人看会场等）。
五、跟进会议（由餐饮部负责，营销部协助）
1、餐饮部跟进会议的工作人员必须在会议开始前30—60分钟提前开门、开灯、开空调、开热水器等，确保会议室没有异味，需注意空调温度是否合适；致电工程部播放背景音乐，打开和调试好相关的会议设备（如投影仪、麦克风等），确保会议能顺利进行，并保持良好的仪态跟站姿在门口迎接客人。
2、营销部会议跟进人需在会议开始前30—60分钟检查各项设备是否运转正常，保持良好的仪态、站姿与餐饮部会议跟进人员一同在门口迎接客人。
3、会议期间会议室内严禁吸烟，如果有客人要吸烟请劝告到门外吸烟区；（需在会议室门口摆放1—2个立式烟缸）。
4、会议期间维持好会场的秩序和服务，（如客人自带水果咖啡之类的饮品与食物，可协助安排摆放）禁止一切与会无关人员进入会场。
5、中午休会客人就餐期间，指引客人到就餐地点，并重新整理好会场；在整理会场时要注意是否有客人的贵重物品遗留（如有请交至部门主管或保安部），保管好客人自带的会议设备（如笔记本电脑等），最好建议客人自己保管。
6、所有会议期间，如果客人需要增加一些设备和服务时（如DVD、麦克风、投影仪等）请立即致电营销部会议跟进人，因为中间可能会产生一些收费。
7、所有会议期间，跟会的工作人员不得擅自离岗，如果到下班时间，请交接给下一个班的工作人员，交接工作一定要做到准确，清楚。
六、会议结束整理会场（由餐饮部负责，营销部协助）
1、在会议结束前半小时下单给前台打印账单，并致电跟会的销售员是否有其它费用的产生（如设施破损，会议延时等），并让会议负责人签字确认。
2、会议结束时指引客人离开会场，检查客人是否有贵重物品和其它物品遗留（如有请交至部门主管或保安部）。
3、清点酒店的会议设备是否齐全（如DVD、麦克风、投影仪等），并致电工程部收回有关的会议设备，拆除横幅，投影幕。
4、清理会议室和工作间的垃圾（任何垃圾都不能过夜），整理好工作台，摆放好会议桌、会议椅、叠好台布（如有污迹立即清洗）。
5、会场清理时应不留死角，需特别注意有无安全隐患，如墙上贴有胶带要及时处理。
6、关掉会场和工作间所有的灯、电、空调、热水器等，确保不会有消防安全隐患再关门落锁，将钥匙交至部门主管保管。
此规程自颁布日开始执行。
广东金莎大酒店 总经理室
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