建筑公司办公室管理制度
2020-03-02 11:34:35 来源：范文大全收藏下载本文
公司办公室职责
1、负责董事长和总经理室日常事务工作，起草企业行政综合性文件，搞好部门之间的协调。
2、负责公司文件管理，做好文件的收发、审核、打复印、传递、归档，制定文件处理的程序和制度，并做好保密工作，协助对与公司质量体系有关的文件和资料进行控制。
3、负责集团公司法人代表印章、营业执照、企业资质证书、项目经理证书、介绍信等有关证件的保管使用。
4、负责集团公司对内外的会务工作，包括会议通知、会议准备、会议记录，并检查会议精神贯彻落实情况。
5、负责企业资质管理，做好申报、注册与年检工作；负责集团公司下属分（子）公司的营业登记、变更和年检等工作，
6、负责集团公司各类档案管理，积极做好开发利用工作。
7、负责企业项目经理年检及优秀项目经理申报工作。
8、负责做好群众来信来访及会客、公关接待工作。
9、负责编写集团公司年度大事记。
10、负责审批集团公司的基建项目及生活、办公用品的固定资产。
11、协助做好房改工作，管理好集团公司范围内的办公用房和自管住房的维修工作。
12、负责集团公司的各种后勤服务工作，包括：伙食、车辆、办公设施、通信、卫生环境等。
13、完成总经理交办的其他任务。 公司办公室主任职责
1、主持公司日常行政事务管理、企业策划与企业文化建设、企业信息化建设、企业档案管理和董事会秘书等工作。
2、组织协调公司各业务系统运行，负责办公用房、办公资产和办公用品的管理；
3、牵头公共关系策划管理，建立和维护公共关系资源库；
4、策划、组织与管理各类会议、典礼、仪式活动与接待工作；
5、组织拟订公司中长期发展规划、专题发展规划，跟踪研究分析战略规划执行情况；
6、负责公司法人治理结构的建立与完善，牵头组织规章制度的制订与实施；
7、负责企业文化建设与维护，负责公司总部 CI 形象的实施与监督；
8、负责企业宣传与信息化建设，负责企业对内对外宣传平台的构建、宣传文稿的草拟与审核；
9、负责档案管理的制度制订与信息化建设工作；
10、组织制订公司年度、半年工作计划，起草或审定重要会议领导讲话、对外工作汇报等文稿；负责各类书面文件材料的审核，负责印信管理；
11、负责督办企业各类专业（工程、经济、会计、统计等系列）人员的职称申报和管理工作及大中专人员的职称初定工作。
12、负责督查各类统计工作。全面汇总公司月、季、年报表。
13、处理领导交办的其他事务。
三、印章管理制度
一．本公司公章、合同专用章、总经理私章等由用章管理人员（公司办公室主任）负责保管，财务专用章由财务室负责人负责保管。
二．需要加盖本公司印章的文件需统一编号并在公章使用登记表中填写：用章时间、文件名称、公章类别、次数、用章人签名，并经主管部门经理审核、总经理批准∕副总经理或授权审批后方可加盖公章。 三．盖章后发生违法违章的问题由具体经办人和用印批准人负责。
四．印章遗失，应立即报告总经理∕副总经理和印章审批单位，并依法公告作废。
五．印章范围：支票及银行况现凭证、合同及其他重要文件、订货单及日常业务文件、各类对外文件、辞令、请示、收据、人事关系及有关证明、员工存款账目、委任状等。
企管主办岗位职责
1、组织制订和健全企业内部各类经济承包责任制。对公司下属各单位承包经营指标进行监督与考核，负责公司各基层单位年度经济责任制（年薪制）管理、监督及考核工作。
2、定期和不定期组织全公司经济活动分析，通过财务报表、成本管理、统计分析的对比，促进开源节流，提出改善企业经营的策略。
3、负责组织各项管理制度、规章办法与作业程序的研究、审核与修订。协助、督促各部门制定与公司相应的各项管理规定。
4、参与、协助下属企业的股份转让、兼并、整顿、清产；负责公司的股权管理工作。
5、负责实施公司对外投资的可行性研究分析及投资建议。
6、负责建立、贯彻和完善公司各类标准化管理体系；组织公司标准化管理体系的内部审核、管理评审工作，协调配合公司标准化管理体系的外部审核工作。
7、协助政府审计部门和会计事务所对公司的独立审计活动。定期或不定期地对本公司及所属单位（含控股企业）进行必要的专项审计、专案审计和财务收支审计。
8、负责本公司内设机构及所属单位固定资产投资项目的审计，负责或参与对公司重大经营活动、重大项目、重大经济合同的审计工作。
9、负责公司内设机构及所属单位领导人员任期（承包期）和离任时的经济责任审计工作。
10、负责对所有涉及的审计事项，编写内部审计报告，提出处理意见和建议。负责做好有关审计资料和原始调查的收集、整理工作，并按规定保守秘密和保护当事人合法权益。
11、完成总经理交办的其他工作。
事务主办岗位职责
1、具体制订办公资产统一调配方案；
2、承办总部办公用品、办公设备的入库、保管与发放，建立、维护办公用品与办公设备管理台帐；
3、落实公司礼品、烟酒茶糖等其他用品的选购、入库、保管与发放，建立、维护相应的管理台帐。
4、承担公司总部办公环境的管理与维护；
5、对公司总部报纸、信件等业务进行收发管理；
6、公司总部票务订购，建立票务管理台帐；
7、制作、更新公司内外部通讯录；
8、印制公司名片、印刷各类文字资料；
9、对公司总部各部门办公费用的核算、控制和考核与反馈进行管理；
10、办理公司领导的考勤、用餐和津贴发放工作；
11、办理公司总部水、电、物业和停车等各类费用的支付。
12、承担公司总部会议室的预订、会议安排、会前提醒、会场服务工作；
13、协助总经理办公会、领导班子务虚会等各类会议的会务服务；
14、承办领导交代的其他事宜。
宣传主办岗位职责
1、策划、组织与推进公司整体宣传工作；
2、挖掘公司大型及专题报导素材，开展现场采访并组织撰稿；
3、设计与制作公司宣传载体（杂志、报纸等）；
4、建设管理公司通讯员队伍和特约撰稿人队伍；
5、审核公司对外宣传各类稿件、组织投稿与稿费发放；
6、报导公司重大活动、做好摄像与摄影工作；
7、对接系统内外媒体，建立良好的信息沟通渠道；
8、组织外网宣传稿件的审核与把关；
9、设计与编辑企业文化产品；
10、协助主任开展重大信息披露工作，组织开展危机公关活动。
档案业务主办岗位职责
1、组织建立公司档案管理工作体系，制定、修订综合档案管理制度；
2、明确公司档案、资料和文件的种类、范围及要求；
3、建立公司档案归档、借阅、查阅的规章制度，编制目录、卡片、索引等检索工作；
4、建立健全统计台帐，并制定相应制度；
5、建立档案收集、整理、利用、移出、销毁和库内情况的数据库。
6、督促、检查、指导各部门、各分公司做好文件形成、积累、整理、归档工作，检查、验收归档文件材料的完整性、准确性、系统性；
7、收集、整理、编目公司各类信用档案；
8、开展公司档案的利用工作，为公司各项工作提供服务，做好档案利用效果的记录；
9、做好档案统计工作及档案鉴定、销毁的基础工作，例如对过期档案提出存、毁处理意见；
10、组织做好档案室库房的“八防”检查工作，对损坏的档案材料进行修补和复制，保证档案材料的完整和安全；
11、制订档案信息化工作规划，实现档案网上移交、检索、查阅、借阅工作；
12、对兼职档案员进行业务培训、指导工作；
13、对公司在施工程资料管理工作提供指导，协助相关职能部门对竣工工程的工程档案的收集、整理、立卷、移交及审查验收；
14、完成上级部门下达的各项档案工作，并做好公司文件材料的安全和保密工作。 人力资源主管岗位职责
1、定期调研、汇总公司人才需求信息，编制公司年度、月度招聘计划报部门经理，经部门经理审核、确定、批准后组织员工管理主办实施；
2、负责社会人才及公司重点发展区域人才本地化招聘网络的建立；
3、汇总公司各单位应届生需求报总经理审批，编制校园招聘计划报总经理审批后实施；
4、组织策划招聘广告投放、选择招聘渠道报部门经理审批后实施；
5、根据招聘计划定期组织业务系统实施结构化面试；
6、组织招聘效果评估，提出合理化建议。
7、在总经理领导下负责员工异动（含调入、调出、借入、借出）管理；
8、根据经业务系统确定后的各单位人员需求拟定内部调配人选报总经理审批后进行调配；
9、协调各项目经理部的组建、履约过程中的人员配置及项目前沿后伸阶段的人员调整工作；
10、在公司人员离职前与其进行交流、沟通，确定人员离职的真正原因，形成书面材料，上报总经理；定期编制离职人员分析报告；
11、负责公司专业人才数据库的建立、充实、维护。
1、公司引进大学生总经理审批后办理户口、及其他手续；
12、公司两地分居人员落户名单报总经理审核、确定后具体组织员工办理相应手续；
13、组织策划员工专业技术职务任职资格的评聘方案，报总经理审批上报区建委工程技术评审领导小组；
14、指导员工进行执业资格证书的初始注册及变更管理；
15、指导员工各岗位证书定期年检或继续教育；
16、根据公司岗位证书持有情况进行取证策划报总经理审批后实施。
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