大学档案销毁制度

大学档案销毁制度

档案馆保管的档案，经认真鉴定后，确认没有保存价值的或已经保管期满（长期保管为16——30年左右，短期保管为15年以下）的档案就应进行销毁。档案的销毁工作是一项十分严肃的工作，必须认真做好，为此，特制定如下销毁制度。

一、销毁档案的标准

1.保管时间标准

短期保管的档案，15年期满，经过认真复查，校主管领导批准即可销毁；30年保管的档案， 50年期满，经再次鉴定确认已无继续保存的必要，经校主管领导批准即可销毁。

2.档案内容、来源、形式标准档案馆对所管档案在坚持“期满鉴定销毁”的原则下，对原基础不好的案卷或保管期限不明确的案卷，要再进行一次认真的鉴定，用档案的内容、来源、形式为标准，重新判定档案的价值，剔除无继续保存价值的档案。

二、销毁档案的程序

1.档案馆对已保管期满，拟销毁档案提出存毁的初步意见；并对拟销毁的档案按类别造册登记，分别送交档案形成部门领导进行初审。

2.汇总初审意见，编造档案销毁清册。销毁清册，是准备剔除销毁案卷的登记薄。同时，还应撰写一份销毁档案的书面报告。

3.销毁清册连同销毁档案的书面报告送交校主管领导审核、批准。

4.销毁时要进行监销

经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点化为纸浆；不准出卖或做其它用；销毁档案时，要有人监销，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人要签名盖章以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明。

三、销毁档案的组织领导

1.档案销毁的具体工作由档案馆承办，并将销毁清册立卷归档。

2.送交档案形成部门进行初审的拟销毁案卷的清册，必须经部（处）级主管领导签字，方为生效；并同档案馆形成的销毁清册一同加以妥善保管。

3.销毁清册及销毁档案的书面报告必须经校主管档案工作领导签字，方能生效。