档案管理暂行规定

2020-03-03 07:05:25 来源：范文大全收藏下载本文

档案管理暂行规定

第一章总则

第一条为规范集团公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护集团公司合法权益，特制订本规定。

第二条本规定的适用范围，集团公司职能部门及直属项目经理部。各分（子）公司可参照执行。

第三条本规定所称的档案是指集团公司在生产经营过程中及各项目经理部在施工管理活动所直接形成或收集的对企业有价值的各种文字、图表、账册、凭证、电脑盘片、声像、胶卷等不同形式的管理类资料。

第四条集团公司及各职能部门、项目经理部、员工有保护档案的义务。

第五条档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

第二章档案机构及其职责

第六条集团公司成立以总经理为组长，分管工程的副总经理为副组长，工程安全部、成本管理部、供应链管理部、财务管理部部门负责人、法务专员为成员的档案管理领导小组，领导小组下设办公室，设在工程安全部。

领导小组主要职责为：制定集团公司档案管理规定；指导和监督项目经理部档案管理工作；负责接收并保管项目经理部移交的档案资料等。工程安全部作为常设机构（办公室），负责牵头组织集团公司职能部门对项目经理部管理类资料的形成、收集及保管情况进行检查；在标后预算完工期结束后一个月内督促项目经理部将施工期间所形成或收集的各类管理资料移交到集团公司对应的职能部门，向领导小组报告工作，落实领导小组安排的各项工作。

第七条

项目经理部为施工管理活动中各管理类资料形成、收集和初始保管的实施单位，项目经理为第一责任人，各项目经理部指定专人负责档案管理工作（即资料员）。

第三章档案分类

第八条本规定所指档案分为：行政管理类、经营管理类、工程管理类、采购类、租赁类、会计类、人事类、科学技术研究类及其他类。

第四章档案形成、收集

第一节项目经理部应形成、收集的管理类档案

第九条履行与发包人工程施工合同时应形成或收集，并有效保管的管理类资料：

（一）开工前：从集团公司工程安全部收集与发包人所签的施工合同及专用合同条款、招标文件、投标文件；若合同是以“某某指挥部”等临时性机构的名义签订的，收集上级行政机关成立该临时性机构的文件并予以保存。

（二）开工时：收集开工通知或经发包人批复的开工报告等能证明实际开工时间的资料并妥善保存。

（三）施工阶段：

1、工程量申报资料：及时向监理人申报已完工程量，务必请监理人对提交的工程量报表予以签收并妥善保存。

2、进度款申请资料：在进行计量申报后，及时向监理人提交进度付款申请单及相应的支持性证明文件，务必请监理人对提交的进度付款申请单进行签收并妥善保存。

3、工程变更资料：及时形成、收集并妥善保管涉及工程变更方面的资料，详见《工程项目变更、索赔管理办法》的相关规定。

4、变更工期和增加价款等方面的索赔资料：出现合同专用条款及通用条款中关于可能导致工期变更或（和）价款增加的情形的，应及时形成和收集相关材料，并在上述情形发生后28天内向发包人提出变更工期或增加申请，并请发包人签收且妥善保存，具体详见《工程项目变更索赔、管理办法》的相关规定。

5、其他：工程涉及分包的，以合理的方式将工程分包的情况向发包人备案，并将经发包人签收的备案文件妥善保存。

（四）完工后：

1、工程交工验收资料：工程完工后，及时向监理人报送工程交工验收申请报告，务必请监理人对提交的交工验收申请报告予以签收并妥善保管；监理人拒不签收或者在签收后28天内对工程是否具备交工验收条件不提出明确意见的，及时将交工验收申请报告提交给发包人并请发包人予以签收且妥善保管发包人签收后的文件。工程经交工验收合格的，及时收集发包人签发的工程接收证书、交工验收报告等能证明实际交工日期的文件并妥善保存。

2、工程实际投入使用的资料：在工程未经交工验收发包人直接接收使用工程的，收集并保存发包人已接收使用工程的资料。

3、交工结算资料：工程接收证书或交工验收报告收到后，按专用合同条款约定的份数和期限向监理人提交交工付款申请单及提供相关证明材料，务必请监理人在交工付款申请单上签字并妥善保存；若监理人签收后14天内未提出具体意见也未给承包人任何答复的，及时将上述交工付款申请单及相关证明资料提交发包人并请发包人签收且妥善保存。

4、最终结清资料：缺陷责任期满后，及时向监理人（发包人）提交最终结清申请单及相应的证明文件，务必请监理人（发包人）签收并妥善保存。

5、审计资料：收集并妥善保存《审计报告》及相关资料。第十条及时收集并妥善保存发包人、监理人及上级单位下发的各类红头文件、会议纪要及项目经理部的回复；妥善保管集团公司下发的各类文件。

第十一条关于分包合同签订及履行时应形成或收集，并有效保管的管理类资料：

（一）合同签订：

1、以集团公司名义签订的分包合同，在集团公司工程安全部办理完毕合同签订手续后，及时与工程安全部沟通，从工程安全部领取分包合同原件一份、复印授权委托书等有关资料并予以保存；

2、经集团公司工程安全部授权，项目经理部以自己的名义签订的分包合同，项目经理部应按照集团公司制定的《分包管理办法》的相关规定办理手续，分包合同、现场负责人授权委托书、分包单位营业执照、资质证书、税务登记证等资料由项

3 目经理部保存，同时报送一份由集团公司工程安全部备份；

3、借用他人资质签订分包合同的，项目经理部应收集实际施工人与分包人所签订的《内部承包协议》、《挂靠协议》等能证明实际施工人与分包人之间关系的文件并妥善保存，需要说明的是，对于分包人或实际施工人向项目部提供的《内部承包协议》、《挂靠协议》或其他分包人、实际施工人与第三人签订的任何文件项目经理部均不得为分包人或实际施工人出具任何签收手续。

（二）工程质量：

1、对施工过程中因分包单位的原因而出现的质量问题，若是发包人或监理人发现的，要求承包人予以整改或（和）对承包人予以通报批评、处罚的，应及时将发包人或监理人的文件转发给分包人，并要求分包人在文件上签收，若需要对分包人予以惩处的，则统一以“误工损失、名誉损失赔偿”等形式向分包人发出《赔偿通知》，并请分包人在《赔偿通知》上签字盖章，杜绝直接以违约金、罚款等形式对分包人予以处罚；

2、对于需要整改的项目，在转发了发包人或监理人的整改文件后，分包人没有采取措施，项目经理部应及时给分包人发《限期整改的函》，在该函件中需明确限期整改的期限以及逾期不整改的则由项目经理部安排人员整改，由此产生的所有费用均由分包人承担且分包人全额认可项目经理部最终提出的整改费用等内容。务必请分包人对《限期整改的函》予以签字盖章，同时项目经理部应有效收集和全面保存安排其他人员整改时的合同、结算单、付款凭证、整改前需整改部位的图片、整改完成后已整改部位的图片等资料以备分包人查阅和结算时扣款使用；

3、对于项目部在检查中自己发现分包人存在质量问题的，应及时从多个角度对存在质量问题的部位拍照片，并以文字的形式描述存在质量问题的具体事实情况，及时给分包人发《限期整改的函》，照片及事实描述作为该函的附件一起发送给分包人并请分包人对所有文件予以签收，必要时可发出《赔偿通知》，《限期整改的函》、《赔偿通知》的具体要求同九.（二）.1条款的规定。

（三）工期：

1、逾期进场：根据《分包合同》中关于开工时间的约定，

4 及时督促分包人进场施工，对于分包人逾期仍不进场的，及时向分包人下发《限期开工的函》并务必请分包人签收且妥善保存；

2、延误工期：根据《分包合同》中关于工期的约定，要求分包人向项目经理部报送施工计划，对经项目经理部审核同意的施工计划项目经理部应妥善保存，并对照该计划对分包人各个施工节点进行考核，对于施工进度滞后的，项目经理部应及时向分包人下发《加快施工进度的函》，务必请分包人签收；基于种种考虑，项目经理部或集团公司认为需要对分包人提出误工赔偿的，则以上述函件中载明的误工时间为依据向分包人下发《赔偿通知》，需要再次强调的是，应以《赔偿通知》的名义提出赔偿要求，而不应直接以违约金、罚金的名义提出，项目经理部务必要求分包人对《赔偿通知》予以签收且妥善保存，以便在当期工程款支付时从应付工程款中直接扣除上述赔偿金。

（四）安全：

1、编制《安全管制方案》，报有关部门审核批准，妥善保存经审核批准后的《安全管制方案》，严格按照《安全管制方案》的要求采取安全保障措施、设置安全警示标志并及时拍照留存且妥善保管；

2、若发生安全事故，第一时间去现场检查安全设施、警示标志的设置情况，与《安全管制方案》要求不符的，立即按照《安全管制方案》的要求补齐，对事故现场的安全设施、警示标志的设置情况须及时拍照留存，并每间隔几天去事故现场复查，每次检查时须形成书面的检查记录并对现场予以拍照。

（五）结算：

及时与分包人办理结算并妥善保存结算手续及相应附件，结算时应采用集团公司成本管理部提供的统一格式。

（六）支付：

1、原则上项目经理部不得接受委托付款，因情况特殊，在按照集团公司财务管理部有关规定办理完毕审批同意手续后方可接受委托付款，项目经理部须妥善保存分包人出具的《付款委托书》等手续。

2、变更支付账号：分包人因种种原因需要变更原分包合同中载明的支付账号的，项目经理部应要求分包人提供要求变更

5 支付账号的证明性文件，分包人提供的证明性文件上须加盖分包人公章，项目经理部对上述证明文件应妥善保存。是否同意变更支付账号的审批权限归集团公司，项目部应按照集团公司财务管理部要求办理审批手续。

（七）变更、解除合同：

基于种种原因需变更、解除合同的，须及时办理变更和解除合同的书面手续并妥善保存，严禁在原合同未解除的情况下又与新的单位签订合同的现象发生。

（八）其他：

妥善保存与分包人有关的其他往来函件、各类上级文件、会议纪要等。

第十二条关于采购、租赁等合同签订及履行时应形成或收集，并有效保管的管理类资料：

（一）合同签订：

1、及时签订并保存合同，将以项目经理部名义签订的合同在签约的同时交一份原件由集团公司相应职能部门存档；

2、对于非以项目部名义签订的合同，及时与合同经办人员联系，务必在合同正式履行前、最迟不得于首次付款前从合同经办人员处复印合同文本及相应资料。

3、在签订合同前收集并保存有关供方资质方面的资料。

（二）合同履行：

1、采购合同：

A、根据合同约定，形成并保存能证明项目经理部要求供应商具体供应材料数量、时间的材料，如项目部以短信、传真等方式发给供应商的材料供应计划等；

B、根据采购合同的约定，及时形成能证明实际供应数量、质量、时间的材料进场验收单等并妥善保存；

C、及时收集并形成涉及价格变动方面的资料（如调价函、补充协议等）并妥善保存；

D、对质量存在问题的，根据合同约定的方式，及时形成相关的证明文件并妥善保存，如发函告知供应商等方式；

E、在采购合同对供应方具体负责材料供应数量、时间、质量等事宜人员有明确约定的情况下，可将文件直接发至合同中载明的有相应权限的供应方负责人；供应合同未明确负责人的，项目经理部可要求供应方另以书面形式明确具体负责合同履行

6 的负责人并妥善保存供应方的授权委托书，需强调的是，若没有供应方的相关授权，合同履行过程中的所有文件必须且只能发至供应方。

F、妥善保存与材料供应商之间的有关结算方面的单据。

2、设备租赁合同：

A、在设备进场时，形成能证明设备实际进场时间、投入使用时间及进场时设备质量状态的进场通知（确认）单并妥善保存；

B、在设备使用期间，每日根据设备的使用情况编制完整的使用（施工）日志，在出租方有人员在施工现场的情况下，请出租方签字确认；

C、需要对设备暂停使用的，按照所签《租赁合同》中约定的方式与出租人办理报停手续，并妥善保存出租人签收后的报停手续；

D、需要对租赁设备进行维修的，按照合同约定的方式及时形成并妥善保存维修方面的资料（特别是支付维修费用、购买并交付更换件等方面的书面资料）；

E、设备停止使用的，及时形成能证明设备退场时间、退场时设备质量状态的退场验收单等资料并妥善保存；

F、合同履行过程中所有的手续均须由有权人员或单位作出，在合同中未明确具体负责处理进场、暂停、维修、退场等事宜人员时，项目经理部须要求出租人另以书面形式明确具体负责合同履行的负责人并将出租人的授权委托书妥善保存。

3、其他合同：及时形成并妥善保存合同履行过程中涉及履行期限、价款、数量、质量、支付、违约等方面的证据资料。

第二节集团公司职能部门应形成、收集的管理类档案

第十三条集团公司各职能部门及人员依据部门职责、岗位职责的规定，在日常的工作中及时形成和收集相应的资料并妥善保存。

第五章档案管理

第十四条档案整理方法：

（一）项目经理部档案：以合同性质为主，分为：施工合同（与发包人之间）档案、分包合同档案、采购合同档案、租赁合同档案及其他档案五类，档案代码分别为SG、FB、CG、ZL、QT，即为每类档案前两个字的字母缩写；每类档案再以合同主体不同立小卷，一事一卷，小卷以签约的时间排序，排序必须连续，不允许断号或重号。

（二）集团公司档案：集团公司职能部门将项目经理部移交的档案根据不同的工程项目进行分类归档，一项目一卷，档案代码为项目名称简称的字母缩写；对于集团公司职能部门在生产经营活动中自己形成或收集的档案，由各职能部门按照档案的类别及形成时间自行建档和保存。对于职能部门自己形成或收集的档案需要移交其他职能部门的，按本制度档案移交的相关规定办理。如经营开发部在工程中标后应将中标通知书复印件、施工合同复印件、招标文件、投标文件、图纸、澄清函以及与招标人的其他往来文件移交工程安全部。

第十五条立卷：

推行立卷工作的网络化。项目经理部、集团公司职能部门不仅应形成纸质的立卷目录，还应建立电子版立卷目录，项目经理部向集团公司职能部门移交档案应同时附纸质立卷目录和电子版立卷目录，纸质立卷目录和电子版立卷目录必须一致。

第十六条档案的过程管理：

1、本规定所指的“归档文件”原则上均指档案文件的“原件”，只有在文件原件确实无法获取的情况下方可使用文件的“复印件”。应由项目经理部形成、收集并保存的文件，由直接经办人在文件形成或收集后三天内将文件交资料员予以保存，资料员按规定对文件进行立卷。应当形成或收集的文件未及时移交资料员的，资料员负有督促经办人员移交并将有关情况向项目经理汇报的职责。

2、对于项目经理部在档案统一移交后形成或收集的文件，由直接经办人暂时保存并于文件形成后收集后15日内将文件移交至集团公司对应的职能部门。

第十七条档案移交：

1、文件移交时须办理文件交接手续，交接时须移交人、接收人签字并注明移交日期。文件交接台账范本由集团公司工程安全部统一制定并提供。本制度规定的各类文件除第十三.2条

8 另有规定外，统一于标后预算完工期结束后一个月内移交至集团公司对应的职能部门，因情况特殊，经总经理批准同意后档案移交时间可推迟，但最迟不得迟于项目经理部解散后3个月内。

2、变更索赔、分包结算类文件移交至集团公司成本管理部，租赁、采购类文件移交至集团公司供应链管理部，会计类文件移交至集团公司财务管理部，其他文件统一移交至集团公司工程安全部。

第十八条档案借阅：

文件移交后相关部门或人员需要使用文件的，若使用复印件，由保管人员复印后直接交由该部门或人员；若使用原件，则须办理借阅手续，借阅手续上须有借阅人部门负责人和出借人部门负责人的签字并载明日期，项目经理部解散后需借阅文件原件的，借阅人处须有项目经理签字。文件借阅台账范本由集团公司工程安全部统一制定并提供。

第十九条档案保管期限：

1、行政管理类档案的保管期限以国家相关法律法规规定的期限为准；

2、经营管理类档案的保管期限以国家相关法律法规规定的期限为准；

3、工程管理类档案的保管期限为 10 年；

4、采购租赁类档案的保管期限为 5 年；

5、会计类档案的保管期限以国家相关的财务法律法规、部门规章等规定的期限为准；

6、人事类档案的保管期限为不得少于30 年；

7、科学技术研究类档案的保管期限以国家有关法律法规及制度规定的期限为准；

8、其他档案的保管期限以国家有关法律法规及制度规定的期限为准。

由项目经理部移交的档案，档案保管期限从档案移交至集团公司职能部门之日起开始计算；各职能部门自己形成或收集的档案，档案保管期限从档案形成或收集之日开始计算。

第二十条档案的销毁：

档案保管期限届满，由归口管理的职能部门提出申请，经总经理签字同意后予以销毁。销毁时应有两人以上负责监销，并在