办公室及后勤管理制度
2020-03-01 23:43:22 来源：范文大全收藏下载本文
恒成物业公司办公室管理制度
（一）办公管理
1.职员上班时间应佩带好工作牌；
2.办公时间内应保持饱满的精神状态，微笑面对同事及任何来访者，使用敬语，维护良好的公司形象； 3.保持办公台面整洁，办公文具、纸张等用品应摆放整齐。工作位隔板上不得张贴，离开办公位应及时将座椅归位； 4.电话铃响三声之内接电话，先说“您好”，再报出所在部门名称及接听电话人姓名。接听电话应简单明了，尽量小声，以免影响其他同事办公；
5.如部门同事不在办公位，应及时接听其电话，待同事返回时告之；
6.接待来访、业务洽谈应在指定区域或会议室，避免影响他人办公。来宾一般不得进入办公区，如确因工作需要，应由相关部门人员带入；
7.办公时间应坚守工作岗位，暂时离开时应知会同事或上级领导。
8.办公区域内不准大声喧哗、聊天，禁止吸烟、就餐、吃零食。
9.上班时间不允许看报刊杂志及与工作无关的网站、书籍。 10.职员下班离开公司前应关闭电脑主机和显示屏电源； 11.总经理办公室将每月定期进行全面检查与不定期的抽查，任何形式的批评都将会影响到部门负责人和其本人的绩效考核成绩。
（二） 会议管理
1.各部门召开会议如需使用会议室或洽谈室，会议组织者须提前向办公室预约。如需提供会务设备和服务，应提前半天通知办公室，以便做好准备；
2.会议组织者应在会议前准备好会议相关资料。在使用会议室时应小心使用设备，离开会议室时，应知会相关人员关闭设备、电源、门等；
3.公司级、跨部门会议通知一律由办公司下发，并按《公司会议通知》格式填写。办公室在会前确认与会人员是否“接受”会议通知，并根据接受情况编制《会议签到表》，会议组织者根据签到情况进行会议考勤管理；
4.参加会议应准时，因故不能按时到达应事先向会议组织者请假，参加公司级会议未请假迟到者将被处以罚款；
5.每月末召开公司月度经营计划会议，各部门每周一需举行部门全体周例会，周例会纪要发部门全体并抄报公司领导；
（三） 办公用品管理 1.所有办公用品及设备（含电脑、复印机、打印机耗材等）均由办公室统一采购；
2.办公用品领用程序
（1）各部门需指定一人负责本部门办公用品领用，领用时填写《办公用品请购单》；
（2）开大型会议或举办活动需申请办公用品，由会议或活动负责人填写《办公用品请购单》，并提前一天通知办公室用品管理员进行准备；
（3）如有新职员加入，待新职员到公司报到后，在办公室领取统一标准的办公用品，并在《新职员办公用品领用表》中签字确认；
（4）办公用品的保管：办公用品领用后，由领用人妥善保管。计算器、打孔机、订书机、笔筒等耐用品，原则上遗失不补。如领用人因工作调动或辞职等原因离开公司，须归还办公用品管理员处；
（5）申购电脑、打印机、复印机、扫描仪、数码相机、文件柜等固定资产填写《固定资产购置申请表》； （6）办公用品的申领，应结合实际需要，慎重申领，节约使用。
（四） 资产管理 1.固定资产的管理
（1）总经理办公室负责对公司及项目部资产的实物管理，负责对公司电脑类资产进行专项管理，须对电脑类资产的购进、配置、使用、维修及报废等进行全面的登记和管理； （2）财务管理部是公司资产帐务管理的主管部门，负责从资产的原值、已提折旧、净值等方面对公司资产进行监控和管理；
2.资产的分类和使用年限
根据现行的会计核算制度及公司资产的具体情况对资产进行分类编号。
3.资产登记的要求
（1）分别做好固定资产、低值易耗品的登记，登记的格式可参考《固定资产盘点表》；
（2）为方便公司资产的统计，各项目部统一按上述资产大类及总分类进行固定资产登记；
（3）资产的编号规则：（资产代号）-（资产序号）； （4）低值易耗品的分类和资产编号参照以上标准。 4.资产管理指引 （1）资产的购置、调拨、转让、报废等均须按程序审批，未经批准，不能办理相关手续；
（2）资产编号规则需统一，并在资产上粘贴标识，确定资产责任人，确保资产的合理使用及管理；
（3）未经公司同意，不得将资产外借和供无关人员使用； （4）资产的使用部门和使用人须合理使用设备，严格按规程操作，并注意设备维护、保养。由于使用、保管不善造成的遗失和损毁，责任人要按资产重置价格或资产管理部门的评估价值赔偿公司损失；
（5）资产购置、调拔、转让、报废的审批权限和审批程序：
《1》资产购置：有关部门提出申请，填制《固定资产购置申请表》并按规定申报流程和审批权限获批后，方可进行资产的购置；
《2》资产转让、报废：有关部门提出申请，填制《固定资产报废申请表》，并按规定申报流程和审批权限获批后，方可进行资产转让和资产残骸的处理。报废资产有残值的，经资产主管部门估价、处理后，回收的资金应及时上缴公司财务管理部。
（五） 公寓管理 1.职员入住公寓后，应自觉遵守管理处的各项管理规定； 2.禁止擅自与公寓其他住户调房，不能将公寓交由外人居住，外来人员不得留宿；
3.退房时请到管理处办理手续，配合管理处进行房间设施、设备、日常用具的检查和核对，如有损坏和丢失应照价赔偿。
4.公司值班室仅供公司职员、司机休息或留宿，因加班需留宿值班室的职员，可直接到房管部领取钥匙；因其它原因需留宿值班室的职员，需提前填写《入住申请单》，交总经理办公室签字确认后，凭《入住申请单》办理入住。
（六） 印章证照管理
1.印章管理
（1）各类公章必须指定专人负责和保管。公章不得随意存放，任意使用；
（2）需盖公章的部门或个人须说明盖章的目的、用途、范围，填写《发文审批表》，经领导批准后，方可盖章并填写《公章使用登记表》；
（3）各部门新刻或改制印章，须报公司总经理批准后方可办理，并由总经理办公室登记备案； （4）印章如遇丢失、损坏或被盗时，应及时向公司总经理汇报并予以备案，并及时办理补刻手续。
2.公司公章
（1）因工作需要以公司名义对外发文、上报材料或有关资料需盖公司公章的，须说明用途、范围，经有关用章审批人批准后方能加盖公司公章；
（2）凡因特殊原因需借公章外出公干，须书面申请说明用途和特殊原因，并经用章批准人同意方可借出；归还公章时，须将借用公章所盖文件的复印件一并交付备查；凡发现借用公章加盖其他文件或空白纸张或因此而发生问题，将严肃追究借用人的责任；
（3）公章保管人外出时，应将公章交给总经理办公室指定的临时代管人保管，不得擅自交给他人代管代用。
3.公司公章、部门印章使用审批规定
（1）以公司名义张贴、外发（公司以外）的各类文件需加盖公司印章；
（2）以部门名义张贴、外发（公司以外）的各类文件需加盖部门印章；
（3）各部门应指定专人对部门印章进行保管。 4.各类证照的管理
（1）各部门在取得各类证照时，应同意交总经理办公室进行存档管理，并登记在《公章、证照登记表》上； （2）如需使用各类证照，使用人需经总经理办公室负责人同意后，方可使用。
5.印章使用审批规定，用章事项用章审批人
（1）公司文件和信函：法人授权委托书、单位介绍信、邀请函、感谢信，审批人：总经理；
（2）财务报表：借贷申请、资金担保、资金使用、开设帐户。审批人：总经理和财务管理部负责人；
（3）项目投标书、意向书、合同书。审批人：总经理和公司分管领导；
（4）法律文书。审批人：总经理和公司分管领导。
（七） 电子邮件管理
1.公司职员应按要求使用电子邮件，以求高效、规范地传递信息；
2.邮件发送者应填写主题，主题应简明扼要；
3.篇幅少于一百字的文件，建议直接作为电子邮件正文； 4.所有职员每天应最少安排三次时间（上午上班后、下午上班后、下午下班前）查看邮件，以便及时阅读和处理公司的信息。
（二）下列文件必须以有纸方式存档
1.与金融机构往来的凭证、帐单等； 2.建筑图、装修图及其它图案设计稿等； 3.财务管理、审计工作需要的原始单据、凭证； 4.公司已签订的各种合同、协议等； 5.公司已对外发出的各类函件；
6.各部门认为有必要保存原件的其他文件。
（三）邮箱设置及保密
1.职员离职，总经理办公室应及时取消其个人邮箱。 2.职员应保护好个人邮箱密码，并定期修改密码，如果发现密码泄露，应及时作出更改。
3.未经总经理授权，任何人不得查看他人邮箱的内容。
（四）邮件报批跟进 1.为避免报批邮件流程进展缓慢，第一报批人应逐级跟进；
2.为提高信息扁平化程度，鼓励报批同时抄送第二环节审批人；
3.群发邮件提倡发送部门、工作小组。
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