如何组织会议

2020-03-02 05:05:11 来源：范文大全收藏下载本文

如何组织会议

How to chair a seion

如何主持会议：Chairing a seion at a scientific meeting is like so many things in life – do a good job and no one will notice you or remember your name, but do a bad job and you will be blamed for everything.

会议主持人的作用和责任根据会议类型而定，成功的关键是充分准备。

会前3个月

搜集会议报告人的简历、相关论著等，了解报告人及其研究主题和贡献。

会前2个月

获取会议报告人的论文摘要、电话和email，并与各位报告人沟通，帮助和鼓励所有报告人相互沟通演讲内容，甚至交换PPT，确保各演讲主题的相关性并避免演讲内容的重复。如果有分歧，充当调停人。

要了解报告人PPT制作的软件系统(PC, Mac)、版本、存储介质(CD, U盘等)，鼓励报告人自带备用的笔记本电脑。

要确保所有报告人清楚会议的日程、各自的讲演时间(例如：25分钟的报告时间，10分钟的提问和回答时间)。要求报告人在自己报告的15分钟前到达会场。

如果需要多个或特殊的投影设备，应提前通知会议组织者。

如果条件允许，在会议的前一天召集所有报告人以喝咖啡或共餐的形式进行交流，以增进相互间的了解(请会议组织者建议并预定此类活动的场所)。

会前一两天

如果可能，参加先开始的分会场，以了解会场、设备及可能的意外；检查麦克风是否足够，是固定的还是移动式的；会议室的音响如何，是否有声音死角；报告人还是会务人员操作投影设备；设备的功能和稳定性；听众提问时是否需要麦克风？麦克风的数量和传递是否方便；会场标志是否清楚、明显，且容易找到；出现紧急情况时能否容易找到会务人员；会议室的温度和通风情况如何?

上述情况有些可能琐碎且似乎不必为主持人了解，然而，如果不提前了解这些潜在的问题并设计解决方案，会议当天一旦出现麻烦就有可能束手无策。

主持人和组织者最为担心的问题是讲演人能否到会。应与会务组核实讲演人是否到达和注册，最好提前了解讲演人的旅程和住处安

排，并提醒演讲人提前到达会场。

会议当天

至少要在会议开始前半小时到达会议室，确认所有的通知都已告示；与会务人员沟通，确保所有的PPT已准备好(通常是上午的会议在头天晚上准备完毕，下午的会议在当天早晨准备完毕)；检查这些PPT能否正常放映，并确保会务人员了解讲演顺序；检查特殊的要求(如: 是否满足多媒体放映)；检查音响和激光笔(自己携带一支备用)；是否有足够的水和干净的杯子；显示本分会场的主题，以防有听众误入本分会场；会前15分钟再召集所有讲演人开个短会：熟悉讲演人，介绍有关PTT放映事项; 强调时间控制并说明还剩5分钟或时间到时自己如何暗示(最好是视觉上的暗示); 鼓励缺乏经验的讲学者。

准时开始会议；会前简要介绍自己和共同主持人，欢迎听众并介绍会议大致安排(茶歇，用餐等)；必要时十分简短地介绍一下本分会场主题；在各报告开始前介绍演讲人和演讲题目；确保报告人遵守时间安排，对于讨论，如果规定是10分钟，拖延的最大限度是3分钟；如果报告人不顾及时间已到的视觉提示，应打断，礼貌而坚决地请他结束讲演。

每个讲演结束后谢谢报告人并邀请听众提问或评论；可要求提问者通报自己的姓名和所属机构，确定所有听众都能听清楚问题，必要

时重复一下问题；鼓励简短的提问；鼓励简短的回答；如果时间允许，确保所有想提问的人都有机会提问，如果时间不够，要留意没有机会提问的人并在以后尽量给他们机会；避免出现一两个听众控制提问的情况；如果讨论白热化，应礼节性干预；自己准备一两个问题，以防听众突然极其安静时报告人和主持人的尴尬；控制时间进度，缩短茶歇和用餐时间是令人不快的。

会议结束后要感谢报告人、会议的组织者和发起者、听众，并感谢会务人员；祝贺会议取得圆满成功。