会议管理
2020-03-02 13:14:51 来源：范文大全收藏下载本文
秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会议概述 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。
会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。
一般而言,会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。
秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。
秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会前筹备
一、拟订会议议程、日程
（一）会议议程和会议日程的内容及作用
1、会议议程的内容
会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。
2、会议日程的内容 会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。
3、会议议程和日程的作用
通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。
（二）会议议程的制定程序
1、明确目标和参加者
2、安排各议程事项的时间
3、确定每一项议程
4、决定会议讨论形式
（三）会议日程的编制方法
1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。
2、制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。
3、宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。
4、尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。
5、保密性较强的议题，一般放在后面。
二、提供会议地点的备选方案
（一）会议地点选择的要求
1、交通便利。
2、会场的大小应与会议规模相符。
3、场地要有良好的设备配置。
4、场地应不受外界干扰。
5、选择会议地点应考虑有无停车场所。
6、场地租借的成本必须合理。
（二）会议场地选择的工作程序
1、会议的目的与形态
2、实质上的需要、与会者的期望
3、列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地
4、对会议地点进行确认 考试大编辑整理
5、签订书面合同
（三）实地考察会议地点的注意事项
1、会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。
2、只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。
3、不要出于个人原因再次参观酒店。
4、不要带家属同行参观。
5、要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。
6、要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。
三、布置会场和安排座次
（一）会场整体布局安排
1、会场整体布局的要求 （1）庄重、美观、舒适 。
（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。
（3）中大型会议要保证一个绝对的中心。 （4）小型会场要注意集中和方便。
2、会场整体布局的类型 （1）较大型会场的座次安排。 （2）中小型会议的座次安排。
3、会场整体布局安排的工作程序 （1）确定会场形式。 （2）合理摆放桌椅。 （3）布置附属性设备
(二) 主席台的座次和场内座次安排
1、主席台座次和场内座次的要求
主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。
2、主席台的座次和场内座次安排
（1）安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例： 1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。
2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。
3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。
4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。 （2）安排场内其他人员的座次
1）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。
2）中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种： ①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。 ②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。 ③左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。
四、发布会议信息
（一）会议信息的内容和类型
1、会议信息的内容
会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。
2、会议的类型
会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。
（二）发布会议信息的工作程序
1、传递会议通知信息
2、分发传递会议文件
3、沟通传递会议有关情况
（三）注意事项
1、发布会议信息前要进行报审
2、要对媒体进行选择
五、安排会议食宿
（一）会议餐饮的常识和工作程序
1、会议餐饮的常识
（1）餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。 （2）就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。
（3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。
（4）座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。
2、安排会议餐饮
（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。 （2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。
（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。 （4）事先设计和确定就餐的凭证。
（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。 （6）事先要准备好干净的饮食用具。
（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。 （8）做好饮水、饮料的供应。
3、会议餐饮的类型和标准
（1）早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。
（2）会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。 （3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。 （4）正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。
（5）招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。
二、
（二）会议住宿的常识和工作程序
1、会议住宿的常识
（1）要提前编制住房方案。
（2）长者、尊者、领导要适当照顾。
（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。 （4）有时还要按地区集中，统筹安排。
（5）不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。
（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。
2、安排会议住宿 （1）安排方式的选择。 （2）预定会议住宿的程序。 （3）确定会议住宿的程序。
3、会议房间的分配
（1）如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。
（2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。
（3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。
（4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。
（5）预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。
六、邀请会议嘉宾
（一）、会议嘉宾的类型和要求
1、会议嘉宾的类型
（1）组织方的上级领导和政府官员。 （2）企业的重要客户和各种利益相关方。 （3）社会名流和电影明星。
（4）对实现会议目标有潜在贡献的人。
2、嘉宾邀请的要求
（1）要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。
（2）要发出正式邀请函。 （3）要做到有礼貌。
（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。 （5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。 （6）嘉宾人数不宜过多。
（二）邀请会议嘉宾的工作程序
（1）在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。 （2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。 （3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。
（4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。
七、准备会议资料、会议用品
（一）会议资料的类型和准备
1、会议资料的类型
（1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。 （2）会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。
（3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。
2、会议资料的准备
（1）来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。
（2）会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。
（3）沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。
（二）会议用品的类型和准备
1、会议用品的类型
（1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。 1）会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。 2）常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。
2、准备会议用品 （1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。 （2）检查好灯光、扩音设备。
（3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。
（4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。 （5）在每人座位前摆放纸笔。
（6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。 （7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。
（8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。
（9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。
八、安排会议礼仪服务
（一）会议礼仪的种类
1、会议的通用礼仪 （1）会议文书礼仪。 （2）迎送礼仪。 （3）参会礼仪。 （4）服务礼仪。
2、主持人的礼仪
3、会议发言者礼仪
4、会议参加者礼仪
（二）安排会议礼仪服务的工作程序
1、选择会议礼仪服务人员 （1）从组织内部员工中选择。
（2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。
2、分解工作程序
3、培训会议礼仪服务人员
（1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。 （2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。 （3）对会议的设备和用品的使用常识培训。
4、准备服装用具
（1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。 （2）迎接一般的与会者不需要献花。
5、礼仪执行
（1）接待礼仪及程序。 （2）引领。
（3）乘车的座次安排。
九、检查会议常用视听设备是否正常
（一）会议常用视听设备的选用 音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。
常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。
对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。来源于考试大
（二）检查会议常用视听设备的工作程序
1、确定工作人员的职责。
2、预演和检查会场视听设备。
秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会中服务
一、安排会议值班
（一）会议值班工作的内容和意义
1、会议值班工作的内容 （1）值班电话记录。 （2）值班接待记录。 （3）值班日记。 （4）做好信息传递。
2、会议值班的意义
会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。
（二）安排会议值班的工作程序
1、制定值班工作制度 （1）信息处理制度。 （2）岗位责任制度。 （3）交接班制度。
2、明确值班工作任务
（1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。
（2）要加强与会议无关人员出入会场的控制。
（3）手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。
（4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。
（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。
（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。
（7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。 （8）必要时，应建立主管领导带班制度。
3、编制会议值班表
会议值班表应包括以下内容：
（1） 会议值班时间期限和具体值班时间。 （2） 会议值班人员姓名。
（3） 会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。
（4） 会议值班负责人姓名或带班人姓名。 （5） 用简明的文字表明值班的工作内容。
（6） 表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。
二、接待采访会议的新闻媒体
（一）相关知识
1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则 （1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合。 （2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。 （3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定。 （4）要准备得全面周到、主动积极。
（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。
（6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。
（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。
2、接待新闻媒体的工作内容
（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。
（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。 （3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。
（二）工作程序
1、媒体人员登记
2、为媒体人员提供简单的会议材料
3、安排拍照和新闻发布会等传统活动
4、安排媒体沟通会
（三）妥善处理新闻媒体的负面报道 （1）快速作出反应。
（2）联合或聘请专业公关公司处理危机。 （3）让负责人出面。
（4）对未知的事实不要推测。 （5）不要隐瞒事实真相。 （6）为媒体采访敞开大门。
（7）统一口径，用同一个声音说话。 （8）频繁沟通。
三、做好会议的记录工作和简报工作
（一）做好会议的记录工作
1、会议记录的内容 （1）会议描述。 （2）与会者姓名。 （3）缺席者请假条。 （4）宣读上次会议记录。 （5）有会议记录中产生的问题。 （6）通讯记录。 （7）一般事务。 （8）其他事务。 （9）下次会议日期。 （10）主席签名。
2、会议记录的要求 （1）速度要求。 （2）真实性要求。 1）准确 2）清楚 3）突出重点 （3）资料性要求。
3、会议记录的工作程序
会议记录的结构是：标题+正文+尾部。
（1）标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。 （2）正文。首部+主体+结尾。
（3）尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：字）”。
（二）做好会议的简报工作 来源于考试大
1、会议简报的内容
（签会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。
2、会议简报的要求 （1）真实准确。 （2）短小精悍。
（3）快是简报的质量体现。 （4）生动活泼。
3、会议简报的工作程序 （1）会议简报的内容。 （2）会议简报的结构。
四、收集信息的分类
（一）会议信息的分类
1、按照会议信息的作用划分 （1）与会者信息。
（2）会议指导性、宣传性信息。 （3）会议议题性信息。 （4）会议主题内容信息。 （5）记录性、结果性文件信息。 （6）会议的程序性文件信息。 （7）会议交流性文件信息。 （8）会议参考性信息。 （9）会议管理性信息。
2、按照会议信息的保密性划分 （1）保密性会议信息。 （2）内部性会议信息。 （3）公开性会议信息。
3、按照会议信息传递方式划分 （1）会议讲话信息。 （2）会议书面信息。 （3）会议声像信息。
（二）收集会议信息的要求
1、齐全。
2、及时。
3、准确。
4、有效。 （1）责任到人。 （2）履行登记。 （3）严格保密。 （4）明确范围， （5）有针对性。
（三）收集会议信息的工作程序
1、确定会议信息的搜集范围。
2、选择会议信息的搜集渠道。
3、确定搜集会议信息的方法。 （1）召集开会。 （2）提供书面材料。 （3）个别约见。
（4）会议结束时及时搜集。 （5）个别催退。 （6）按清退目录收集。 （7）限时交退。
五、反馈会议信息
（一）反馈会议信息的内容和要求
1、反馈会议信息的内容 （1）反馈会前信息。 （2）反馈会中信息。
（3）反馈会后传达落实的情况。
2、反馈会议信息的要求
（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。（2）会议信息反馈的目的要明确。 （3）充分重视会议的反馈信息沟通。
（二）反馈会议信息的工作程序
1、布置会议信息收集工作。
2、会议信息的搜集渠道的选择和建设。
3、建立定期的会议信息反馈制度。
4、做好会议信息的反馈汇报工作。
5、抓好会议反馈信息的落实工作。
秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会后落实
一、会议文件资料收集的要求
（一）收集会议文件资料的要求和内容
1、收集会议文件资料的要求
（1）确定会议文件资料的收集范围。
（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。
（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。
（4）收集会议文件要履行严格的登记手续。 来源于考试大 （5）收集整理过程中要注意保密。
2、需收集的文件资料
（1）会前准备并分发的文件。 （2）会议期间产生的文件。 （3）会后产生的文件。
（二）会议文件的立卷归档
1、会议文件立卷归档的意义
（1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。 （2）保持历史的真是面貌，反映工作的客观进程。 （3）保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。 （4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。
2、会议文件立卷归档的范围的范围和分工。 （1）会议文件立卷归档范围 （2）会议文件立卷归档分工。
3、会议文件立卷的基本原则和方法 （1）会议文件立卷的基本原则。 （2）会议文件立卷方法。
4、会议文件立卷工作程序。 （1）大中型会议文件立卷
（2）日常工作会议文件资料立卷。
（三）会议文件资料收集整理的工作程序
将收集的文件资料进行登记——向上级总结、汇报情况——甄别整理、分类归卷——卷内文件的排列——卷内文件的编号、编目——填写卷内文件的备考表——案卷标题的拟制——填案卷封面——移交给档案室——清理-销毁不再利用的纸张。
二、会议纪要的内容和要求
（一）会议纪要的种类 （1）办公关于纪要。 （2）工作会议纪要。 （3）协调会议纪要。 （4）研讨会议纪要。
（二）会议纪要的内容 （1）会议情况简述。 （2）对会议精神的阐发。
（三）会议纪要的要求
1、会议纪要的拟写要求
（1）实事求是，忠于会议实际。 （2）内容要集中概括。 （3）要有条理。
2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存
3、会议纪要要按印发范围和查看等级分发 （1）确定印发范围。 （2）确认接收者。 （3）签发会议执行。
（四）工作程序
完善会议记录→起草、编写会议纪要→确定印发范围→接收者确认→领导签字→打印成文→印制、分发或归档保存。
三、会议经费结算的方法
（一）会议经费结算的方法和要求
1、会议的收费与付费方法 （1）收款的方法与时机。 （2）付款的方法和时间表。
2、会议付费的要求
（1）会议经费的名称要规范。
（2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。
（二）会议经费结算的工作程序
通知与会人员结算时间地点→清点费用支出发票→核实发票→填写报销单、将发票贴于报销单背面→请领导者签字→到财务部门报销→与相关部门及人员结清费用。
（三）会议经费结算的注意事项 考试大编辑整理 （1）开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与收取的会务费相等。 （2）住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。
四、跟踪反馈落实会议精神
（一）会议决定事项的传达
1、会议传达决定事项的要求
（1）传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达。 （2）传达会议决定事项必须及时。 （3）传达会议决定事项必须到位。
2、会议传达落实的作用
（1）会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要环节。 （2）会议决策传达落实是衡量下级组织得力与否的主要标志。
（3）会议决策传达落实是对会议决策的检验。
3、传达落实会议决策的具体实施 （1）传达动员。 （2）分解任务。 （3）互相沟通。 （4）操作控制。 （5）效益考核。
（二）会议决定事项反馈 （1）反馈的原则。 （2）反馈的重点。 （2）综合反馈。
（三）跟踪反馈落实会议精神的工作程序
会议决定事项的传达→会议决定事项的催办与登记制度→会议决定事项的反馈。
（四）跟踪反馈落实会议精神的注意事项 （1）综合性的须由多部门共同办理的工作事项。 （2）部门责任分工边缘的、交错的工作事项。 秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——案例分析 案例一
英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、销售二部经理人选等问题，在会上，还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发言。如果你是秘书，请制定一个会议议程表。 英豪公司销售团队会议议程表
公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行。 宣布议程。
说明有关人员缺席情况。 宣读并通过上次会议的记录。 东部地区销售情况总结。
销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。 公司销售人员的招聘和重组。 销售二部经理的人选。 下季度销售目标。 案例二
公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。经理及参加培训的人员都很满意。
点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。 案例三
名山公司要召开2003年度总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。 点评：会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。考试大编辑整理 案例四
天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为
2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要客户在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应便在主桌的一位重要客户，结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。
点评：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给组织的公关工作造成了不良的影响。 案例五
某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾，但有的嘉宾电话没通，所以没有找到，事后她把这件事忘掉了，会前也没和嘉宾再次确认。对于重要嘉宾发出了邀请函，但邀请函不是十分美观，比较简陋。结果开会那天，来的嘉宾很少。 点评：秘书小李的做法有许多不妥之处。邀请嘉宾是一项重要的工作，一定要抓住确认环节，这样才不会使组织很被动。另外，要注意邀请的礼节，在邀请函和请柬这些事情上都要精益求精，显示出组织应有的尊重和诚意。 案例六 某公司举办大型服装新品展销会。与会者是来自各大公司的老总或经理。本次活动得到了媒体的广泛关注。当地政府也对此产生了浓厚的兴趣。该公司也向当地政府发出了邀请。由副市长代表参加。市长由于有另外一个活动，不能确定。展销会即将开始时，市长却来到了。各嘉宾已经在台上就座。但发现没有市长的名台和座位，会议主办方十分尴尬。 点评：该公司应实现考虑好领导的到来可能性。即使不来，也要做好物品的准备工作。
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