试述沟通管理方法与实践
2020-03-02 05:34:36 来源：范文大全收藏下载本文
试述沟通管理方法与实践
一个在社会活动的人，总要与他人进行沟通。一个组织更不可能没有沟通而存在。沟通在管理学中的定义是指可理解的信息、思想和情感在两人或两人以上的人群中的传递或交换的过程。著名组织管理学家巴纳德认为，“沟通是把一个组织中的成员联系在一起，以实现共同目标的手段。”在企业管理中，无论是计划的制定、工作的组织、部门间的协调、与外界的交流，都离不开沟通。开会、谈判、谈话、做报告、对外拜访、约见是最常见的沟通方式。有资料表明，企业管理者70％的时间用在沟通上。企业规模越大，层级越多，沟通在管理中的作用就越重要。沟通是企业管理的实质和核心，也是企业实现管理目标的重要保证。
1.怎样进行有效的沟通
沟通是一项系统工程，需要企业从总经理到员工都形成共识，建立机制，共同做好，使企业形成畅通的沟通渠道。在项目管理中，良好的沟通不仅需要出众的个人沟通技巧，还与企业沟通体系的建立密不可分。那么，怎样才能做到有效沟通呢?
首先，要识别项目所有干系人，包括积极参与项目或受项目影响的个人或组织，他们的利益可能会受到项目执行结果或项目完成的正面或负面影响，他们也可能会对项目及项目结果施加影响。所以项目管理者必须识别项目干系人并对他们进行分类，确定他们各自的需求和期望，然后对这些期望进行管理并施加影响，以确保项目的成功。
（1）与业主的沟通。业主是工程承包单位的上帝，项目的成功与失败就是用是否满足业主的需求来定义的。这就要求与业主紧密接触的项目经理和项目成员必须掌握良好的交际技巧，并能够有效的与业主进行交流。业主需要及时了解项目进度、质量控制、安全、文明施工、资金使用、有无困难等方面的进展情况。项目组应把进度报表包括己完成情况、下月计划、资金需求，在每月规定的日期将P3软件编制的文档以电子邮件的方式报送业主。
（2）与供应商的沟通。为保证设计质量、保证工程质量和进度，项目级应针对项目的特点， 设计、施工中，应加强与供应商的沟通。
（3）与团队成员的沟通。团队内部沟通是获取信息，实现外部环境沟通的基础，多通过会议的形式进行沟通。通过沟通把指令传达给员工，并把员工作出的反应反馈给管理层，从而适时加以调整，使其顺利执行下去。在实际工作中，只有经过这么一个有效的沟通过程，企业的指令才能得到准确理解，有效实施，使控制真正得以实现。
其中项目经理在沟通中的角色是非常关键的。项目经理要用90％的时间迸行沟通，虽然沟通并不能取代制定正确的计划和采用合适的项目管理技术，但能够与自己的项目组成员及项目于系人良好沟通的项目经理可以很容易地弥补在技能方面的缺陷。如果你的项目组和项目于系人信任你，并且你能够把自己的理念、项目目标、项目状态报告与他们准确而诚实地进行良好的沟通，那么你就能在项目的整个过程中获得项目干系人的支持。
其次，对沟通管理过程进行具体规划。
（1）制定出项目沟通计划。制订一份详细的沟通计划，用于确定和指导项目实施中信息的沟通工作。要对项目实施过程中需要沟通的内容与工作进行科学合理的计划。包括预测所有项目干系人在项目生命周期的不同阶段所需要的信息、什么时候需要、信息发布的方法等，并形成文件。并确定何种信息由谁提供、在什么时期提供，宣布每个团队成员的权力、义务与责任等。
（2）执行项目实施过程中的沟通。在项目实施过程中，项目涉及的不同角色的人都不同程度地需要及时地得到项目的状态信息和进展信息。所以应建立信息分发制度，将所需要的信息及时、准确地分发给项目的干系人，以便项目干系人在获取最新的信息后制定最新的工作计划。
2.川气东送天然气管道工程设计项目沟通管理方法实践
川气东送天然气管道工程业主方为中国石油化工股份公司天然气分公司，为更好地推进工程进展，中石化天然气分公司在湖北宜昌成立了川气东送天然气管道工程项目经理部来主抓项目建设工作。该工程沟通管理较常规项目而言要素更多，范围更广，工作量更大，涉及人际关系、组织关系、供求关系、协作配合关系和约束关系等，各层面的利益相关者管理和协调沟通需要占用更多的人力资源，耗费更多的人工时。因而，沟通协调工作的难度比常规项目更大。
川气东送天然气管道工程设计项目管理的过程包括项目启动、需求确认、计划安排、项目实施、项目验收及项目结算等各阶段，在各阶段都需要有团队或个人围绕项目的进度、成本、质量等要素与客户、项目组成员、供应商、上层管理者及其他相关项目经理等进行沟通、协调和控制。沟通管理的目标是及时并适当地创建、收集、发送、储存和处理项目的信息，以增强沟通的有效性，从而保证以良好的沟通，促进设计工作的顺利进行和工程的顺利建设。依照项目管理经典理论对沟通管理的阐释，在川气东送天然气管道设计项目沟通管理中，进行了大量有益尝试，采取了多方措施。
2．1制订切实可行的沟通计划
一个有效的沟通计划会促进团队的发展，实现利益相关者的同时并能够有效减少项目文件。川气东送天然气管道工程设计项目沟通计划编制着重考虑了以下几点：
(1)建立项目组织联系方式。为提高工作效率，指定专人负责项目沟通管理工作。在此基础上，建立了专用于项目沟通管理的包含所有利益相关者联系方式的名册。注重移动电话、电子邮箱、QQ以及MSN等即时联络信息和方式的收集与使用，为沟通方式的多样性、及时性打下基础。
(2)确定工作汇报方式。明确了院设计项目部成员对项目经理，项目经理对院领导、上级主管部门和其他相关者的工作汇报方式、汇报频次。比如，专门负责人每天通过电子邮件向项目经理汇报，项目经理每周通过书面传真向中石化川气东送管道项目部汇报，紧急事宜通过移动电话及时沟通等。另外，在院每周五的生产例会上，项目经理都通报项目进展情况，主管院领导协调解决相关问题，而院设计项目部每两周进行一次项目工作沟通会议等。
(3)统一项目文件格式。为保证沟通效率，制定了设计专业问互提资料的模板。制定了统一的传真格式，收、发传真均由沟通负责人主管，提高了沟通效率，同时，也较好地提升了相关设计院对外整体形象。
(4)确定项目相关文件保存方式。制定统一规定，对收集到的不同类型的信息分别建档、保存，依照重要性，确定保存时限。
2．2采取灵活多样的沟通方式
执行力决定竞争力。优质的沟通计划要想达成目的，必须以高效、灵活的沟通方式为基础。在川气东送天然气管道工程设计项目沟通管理中，尽可能了解团队成员和主要近外层利益相关者需要的信息类型，并根据不同目的灵活采用不同沟通方式。
(1)书面材料。对于线路路由变化、河流穿越方式更改、隧道内管道安装方
式变更以及涉及关键时间节点的往来交接资料等重要的、需双方确认的信息，均以正规的书面材料往来，同时注意资料传递的可追溯性。
(2)电子邮件。通过这种方式快捷地传递与客户、供应商、项目团队成员以及上层管理者之间的文件，比如项目计划、备忘录、会议纪要、工作报告和项目文档等。
(3)网络工作平台、留言板等。依托中石化川气东送管道项目部构建的网络信息平台，公布沟通政策和工作程序，并随时与川气东送管道项目部、各分部、监理单位和施工单位沟通项目状况、目标、进展、存在的问题和解决措施等。
(4)实地沟通。通过参加勘察设计协调会、技术交流会等方式，与相关者面对面交流，从而更好地促进共识的达成，将书面传真、电话、网络等不便解决或不能解决的问题加以解决。
(5)非正式沟通活动。如会议期间的聚餐、工作之余的个别交流等，都可进一步融洽与项目相关者的关系。
2．3取得利益相关者信任
工程勘察设计单位的业务来自多方的信任和委托，在项目沟通管理中，自始至终都在设计项目部内部灌输一种思想，即工程设计人员应在知识、技能、个人品德、洞察问题、分析问题和解决问题的能力上有独到之处，能够使自己以及整个设计团队得到利益相关者的认同。在树立必要威信的同时，为与各方的有效沟通奠定了坚实的基础。
2．4保证信息传递准确性
(1)必须保证所传递的信息是正确的，而不是给相关者提供过量的、不相关的或是重复性的信息，也就是说传递的信息质量要高。为实现目标，建立了严格的信息发布审批流程，涉及设计方案变更、投资变化的重要文件资料，均需由项目经理审核后经主管院领导签发。同时，为最大限度地避免人为失误，建立了“川气东送管道工程沟通数据库”，分类录入内外交流信息，实现了检索查询方便、发布及时准确等目的。
(2)必须保证信息被接收者收到，即所有的沟通方式必须有回馈机制，以确认接收者已收到。外部书面传真，均设置了回执页，要求对方在收到之后签字确认并将回执回传以便确认。
(3)必须保证对收到信息的理解是正确的，以免给项目执行带来损失。对于重要信息，尽可能地在不影响工程进度等的前提下，采用面谈方式，或者在书面资料交付之后安排专人以电话等形式进行更深入的沟通，让利益相关者更准确地理解信息。
3.结论
项目管理中涉及到众多利益相关者，项目经理、项目沟通负责人与项目利益相关者之间建立良好的沟通非常必要。正是因为有了良好的内外部沟通，川气东送天然气管道工程设计项目才得以在融洽的氛围中扎实推进。2009年12月，各线路段施工现场设计配合工作接近尾声，经施工阶段验证，设计工作的优质得到充分体现。对任何一个项目来说，项目管理层都应采取适当的沟通方式、规范的沟通行为，保证信息传递的准确、及时，尽可能地发挥优质沟通对项目整体的推动作用。只有这样，项目的最终成功才能得到根本保证。
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