会议及会议纪要管理规定

会议及会议纪要管理规定

一、目的：

为规范公司的会议管理，为会议的后续工作的执行、追踪提供依据。特制定本规定。

二、适用范围：

 部门内部会议（包括部门例会）

 跨部门会议（两个或两个以上部门参加）

 公司会议（公司全体参加）

三、会议纪要的定义：

对工作会议中的主要内容尤其是重大事项、会议结果、相关的解决办法和行动计划进行概括记录。

四、会议编号：

 内部会议（包含部门例会）：部门简写加日期，如采购部为

PU20110426

-----（各部门编号：人力HR,采购PU,财务FI,业务SA, 质量QA, 物流LI）



 跨部门会议：TEAM加日期，如TEAM20110425 公司会议：JB加日期，如JB20110427

五、具体管理规定

1.会议纪要记录要求：

1) 所有会议均需做会议纪要，以方便相关信息的查询和后续工作的追踪、落实。

2) 会议纪要需如实记录，对内容进行概括、总结，分类别或分项目记录

3) 会议纪要中包含（但不仅限于）如下内容：会议的主要内容及议题，会议讨论或决定的重大事项、会议决定的行动计划或改进措施。（具体格式详见附件一）

2.会议纪要整理：

1) 公司会议纪要由人力资源部指定专人进行整理

2) 其他会议纪要由会议发起人指定专人进行整理，。

3.会议纪要的发放及工作追踪：

1) 会议纪要整理人在会后第一时间将整理后的纪要内容与部门负责人

进行确认后，根据工作需要发给所有会议相关人员。

2) 原则上，会议纪要中涉及的行动计划及重要工作的追踪由会议发起

人安排专人进行追踪、落实，公司会议由人力资源部负责追踪、落实。

4.存档、保管：

1) 公司会议、跨部门会议由人力资源部统一存档保管;

2) 部门内部会议本部门负责人制定专人进行存档保管；

六、会议纪律及注意事项：

1.会议出席人需严格遵守会议时间，禁止无故迟到、早退、中途离开。

2.因事不能到会者，应提前半小时向会议发起人请假。

3.会议期间如需紧急离席，需获得会议发起人的同意后方可离开。

4.会议期间，请将手机关机或者设置为静音、震动状态，禁止会议期间在会议室内接听电话。

5.会议期间，未经允许，不得交头接耳、私下讨论或窃窃私语。

七、本规定自2011年5月1日起开始执行！