物流操作员操作内容12.

4.2.1.3 下达操作指令。我们在上面谈到了操作的岗位定义，因此，我们知道操作员在整个操作过程中是处于核心地位的人，他需要指挥运作环节中涉及的各个部门。我们将操作员对运作环节中各个部门的下达的操作命令称之为操作指令。 操作员从获取叫件信息到分析叫件信息，已经形成了一套如何处理当前货物的操作方案，如何下达指令要求各相关部门人员去执行这套操作方案，对于操作员来说也是一种必备的知识。在这里，我们通过两种方式来讨论一下指令的下达。 ◆ 手工操作 ◆ 系统操作 ① 手工操作：在没有系统或者有系统但没有系统指令功能的情况下，使用手工操作进行操作指令的下达。需要注意的一点是，无论是手工操作还是下面我们将提到的系统操作，它们的指令流程都是共通的，不能因为手工操作就可以偷工减料，任意删减流程中的环节。 指令流程我们会在下面的章节中向大家讲述，这里着重提一下下达指令当中的注意事项。 如果大家细心的话可以发现，在我们的操作岗位说明中没有提到车辆调度部门。这是因为，车辆调度部门除了为操作部门提供服务之外还要给其他部门（诸如人事、财务等行政部门）提供车辆服务，因此，我们将车辆调度作为一个独立于操作部门之外的独立部门。因此作为用车大户的操作部门，作为操作部门的指挥人员，操作员必须同车辆调度部门的负责人保持良好而持久的沟通。当然，在很多中小物流企业里，因为车辆较少，没有设立单独的车辆调度部门，而是由操作员兼任的也比较常见。作为身兼两职的操作员必须分清这两个岗位的各自职责，在进行车辆调度的时候必须全面权衡各部门的车辆使用调配。在提供用车需求时，一定要做到合理分配任务内容。举个简单的例子：某物流公司接到一客户A的叫件请求，同时又接到客户B的叫件请求，再加上需要到北京站进行铁路货物托运，共计三个任务。在前面章节中我们讲过操作员应该掌握的知识，在这里就要充分用到，客户A和客户B的地理位置是一条线路，其中客户A需要进行现场包装，客户B货量大，需要箱车，因此，在通知车辆调度的时候可以将这两个任务放到一起，请求一辆厢式货车去执行。那么为什么不把到北京站发货也列入这里面一次执行呢？首先我们知道北京站的线路和客户A、B的线路是不同的，其次厢式货车去北京站受限制，再者客户A和客户B都有提货时间限制，还需要处理时间。基于这三个方面因素，去北京站发货只能另外请求一辆金杯车完成。 在下达指令时要根据任

务难易度选择合适的人选和合适的人数执行。这就要求操作员必须明晰叫件信息，同时还要明晰各个岗位人员的各种能力。同时，由于在工作当中人与人的交往有深浅，操作员和下属之间肯定会有交情深的和交情浅的，但是在安排工作当中一定要做到不偏不倚，这样才能够平衡每个人的心态，提高执行指令的效率和效果。 做好指令备忘录。在一天当中操作员会不断发出不同的指令，而每一种指令的完成状态如何，单凭大脑记忆是很困难的事情，因此，操作员应该养成一个做好指令备忘录的习惯。每下达一个指令，就要记录下来，然后在确认该指令已经得到执行，并有了执行结果之后，标记已完成，就可以清楚的知道自己指令的执行情况。在我们后面将讲述的系统操作里面，系统会帮助操作控制，因此，这里所说的指令备忘录主要应用在手工操作或者系统无法提供指令备忘的情况下。 严格使用交接单据。在实际运作当中，我们很多操作员在下达指令时只用口头，或者指令单是随手写的纸条，说的内容和写的内容往往还模棱两可，这样给执行人造成很大的执行难度，甚至会出现误执行。举个例子：曾经有过这样的事情，某操作员给取货组下达了一个指令：到某货场提西安来货，共5件。取货组人员拿到指令出发提货去了，可是却提不出货来，答曰：无此票货。取货组人员于是打电话给操作员，无此票货。操作员再次联系西安方面发货方，得到的答案还是某货场。于是操作员责令取货组人员找该货场人员进一步核实，结果还是没有。就在大家以为货物丢失的时候，货场一员工说：你们确定是到这里来提吗？我们可是有好几个分公司的，于是打电话确认其他几个分公司，果然是货物在其中另一个公司那里。经过这么反复，该取货组本来需要完成3个任务，其余两个任务就无法再完成了。在这个例子当中，我们发现操作员在接受西安方面委托提货时没有认真询问提货具体地址，只问了提货公司名称和电话，没有交接单据；操作员给取货组虽然下达了指令，但作为交接单据的指令单内容简单而模糊，也没有起到交接单据的作用。我们试想一下，如果操作员从西安方面获取交接单据，在审核单据时就可以确认提货地址，而且在下达指令时能够写明关于当次提货的必需信息，取货组人员就可以轻松完成指令任务，节省时间并提高了效率。 ② 系统操作。开发物流管理系统的目的就是为了能够帮助操作员进行合理有效地操作安排。它有别于手工操作的主要体现是：运作流程和指令流程的程式化。在这里，我们不对系统操作进行

详细论述，在后面的章节中我们会结合每一个操作流程来进行讲解。 4.2.1.2 监督执行结果。上面我们讲到了操作员如何下达指令，那么下达的指令是否被执行，执行的结果又如何？这就要求操作员在下达指令之后一定要监督执行结果。上面我们提到下达指令会有两种情况，一种是手工操作，一种是系统操作。下面我们就分别讨论一下这两种指令的监督执行。 ① 手工操作。在上面章节中我们讨论了这种方式下达指令存在很多必须注意的问题，而且手工下达指令也是目前物流行业比较普遍的方式，因此，在这里我们需要着重讲一下手工作操作应当如何进行监督执行。 我们上面说过，下达指令要避免使用口头指令，而且指令单一定要填写详细，那么最有效的监督执行就是在执行人执行完指令内容之后回收指令。可能有人会感到奇怪，有什么必要回收指令呢？这样做的目的有三个：其一，让执行人养成保留指令的习惯，可以随时提醒他们还有哪些指令内容没有执行；其二，可以让自己在事后检查自己的指令有无错误，有无可改进或者提高的地方；其三，也是最直接的作用，作为考核执行人执行情况的参照。在这里，我们试着列举一些常用指令及其执行结果的参照关系： 指令内容 执行结果 去客户处取货 返回有客户签字的运单或出库清单（客户） 去客户处送货 返回收件人签字的运单或出库清单（物流公司） 去托运单位发货 返回托运单位的托运单据和相关财务票据 去托运单位提货 返回相关财务单据及仓库入库人员的交接签字指令单 取货入库 返回有交货人和入库人双方签字的入库单 取货出库 返回有出库人和提货人双方签字的出库单 中转入库 返回有交货人和入库人双方签字的入库单，并返回有入库人签字的清单明细（托运件拆分明细） 派送出库 返回有出库人和提货人双方签字的出库单，并返回客户签字的运单签收联或派送出库单 运单件包装单 返回单件所包内容及体积、重量、包装人等的包装记录单 合票件包装单 返回合票后的体积、重量包装人等的包装记录单（没有进行合并包装的时候，返回数据不变） 托运件包装单 返回合并包装后的单件体积、重量、包装人等的记录单 监督指令的执行情况，除了上述从反馈信息着手之外，还要对不同岗位的人进行阶梯信息反馈，以期达到真正的监督效果。所谓阶梯信息反

馈是指，在一个指令中所包含的执行链中，下一级执行方对上一级执行方的信息反馈。正常情况下，下一级执行方为了保证自己执行的顺利，都会对上一级进行

监督，以确保自己接手时的完整性，否则就得自担责任。举个简单的例子：包装组人员包装完货物交给出库组人员时，出库组人员肯定要进行检查，确定没有破损或异常才会接手货物，而同样提货人员在提货时，也必然会仔细检查出库组人员交付的货物是否包装完好，有无异常，以免自己承担责任。因此，抛却个人因素，通过这种阶梯信息反馈，可以更确切的了解各个执行部门的执行情况。 实行自我监督。上面我们强调过，操作员应当养成一个做指令备忘录的习惯，以便于提醒自己哪些指令执行完了，哪些指令没有执行完；哪些指令执行的让人满意，哪些指令没有执行好还需要进一步改善，等等。。。但，备忘录是给操作员自己记的和看的，如果自己不给自己实行自我监督，那么备忘录也就失去了效用，会出现搞错了指令的执行，或者发现指令执行漏洞而忘了改善等等。这是操作员实行自我监督的一个方面。另一方面，由于操作指令的下达和监督都是操作员一手进行的，那么好的操作员就可以在监督下属人员执行时顺便可以监督自己所下指令的正确性或者是否最优化。并通过执行结果来进行今后的改善。 ② 系统操作。同手工操作监督有别的是，系统操作监督省却了各种指令单的回收，系统会在各个岗位执行完成之后自动反馈执行结果。因此，系统操作监督需要进行的是要确保各个岗位执行完成后的录入工作。我们会在此后的系统流程讲述中再作介绍。当然，系统操作监督中也离不开手工操作监督的一些方法：比如自我监督。

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