外勤岗位工作指导书()

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中国唐山外轮代理有限公司

船务部

外勤岗位工作指导书

编号：PTSH/SD/WI-01 版本号：9908 修订号：NO.2 审核人：高守兵（船务部副经理）批准人：李桂军（总经理）

中国唐山外轮代理有限公司发布发布日期：2004年3月15日

【批准页内含11页】

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1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0

批准页目录修正页操作说明

船到之前外勤的工作

根据船长或委托方提供的船舶动态

船舶进口岸手续船舶在港期间的工作船舶装卸业务

出口手续的办理及安排开航出口手续的办理

船舶开航后外勤提供给调度的资料

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1 9908 NO.1 2001.04.01 2001.04.01 2 9908

编号：PTSH/SD/WI-01 NO.2 2006.04.08 2006.04.08

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操作说明

1.0 船舶到港之前外勤的工作

1.1 接到船舶代理委托后，外勤现场负责人应当立即指派直管外勤，并自始至终负责该轮在港一切代理事务。接到指派后，直管外勤根据船舶调度提供的委托方资料按规定及时填写《国际航行船舶进口岸申请书》一式五份向港监申报，未能及时申报的向港

监、CIQ、海关及边防说明理由，待港监批准后，将“申请书”

分送CIQ、海关、边防。

2及时与船舶调度联系，获取船舶动态，以便向港务局联系，安排靠泊及装卸货计划，并反馈给调度。

1.3 仔细阅读调度转来的委托方函电，以便准确了解船舶在港期间

所需办理的各项事宜，并缮制各种申报单及其它业务单证。 2.0 根据船长或委托方提供的船舶动态，在船到达锚地前30分钟与

船长联系，并告之靠泊及装卸货计划和港口注意事项。尽量提

前办理船长安排的相关事宜，并向货主及其它有关部门准确报

告船舶动态。 3.0 船舶进口岸手续 3.1 如有特殊情况，需要锚地检疫的船舶，陪同卫检人员登轮检疫。

检疫合格后通知港务局调度室安排靠泊计划，待船靠泊后协同

其他部门办理进口手续。

3.2 正常情况下，待船舶靠好码头后，陪同卫检登轮，办理船舶进口检疫。合格后到海关、边防、港监等部门办理进口手续。

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3.3 代理在第一次登轮时，协助船长准备进口所需单证，询问、核对下列事宜：

3.3.1 船名、国籍、航次、船舶总吨、净吨、载重吨、船长、船宽、呼号等；

3.3.2 来港、去港；

3.3.3 本港装卸货物名称、数量、重量、体积； 3.3.4 抵港时间、吃水、剩余油水； 3.3.5 吨税有效期或吨税执照申请；

3.3.6 船舶证书是否有效，如船舶证书过期，则应督促办理； 3.3.7 是否需在本港排放压舱水；

3.3.8 是否需在本港添加燃料、淡水、物料； 3.3.9 是否需在本港换船员等。

3.3.10如有函件、物品需转交船方，则速交船长签收。 3.4 办理进口手续时，向以下单位申报：

3.4.1 向海事局提供单证：总申报单1份、货物申报单1份、船员名

单2份、航船概况表1份、上一港离港证。如在港期间排压

舱水，则附压舱水申请表1份。

3.4.2 向检验检疫局提供单证：总申报单1份、货物申报单1份、船员名单1份、船用物品申报单1份、航海健康申报书1份。

3.4.3 向海关提供单证：总申报单1份、货物申报单1份、船员名

单1份、船用物品申报单1份、船员物品申报单1份、进口舱

单2份，如外籍船舶提供有效吨税证书复印件一份。

3.4.4 向边防提供单证：总申报单1份、船员名单2份、船员物品申

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报单1份，如外籍船员及台湾地区船员登陆，准备登陆申请一

份。

3.4.5进口手续办妥后，立即通知港务局调度室及货主或货物代

理人准备作业。待一切就绪后，向调度通报以下基本内容：

船舶下锚时间、起锚时间、引水上船时间、靠泊时间、吃水、

存油水、作业开始时间、预计完货时间及开航计划等。 4.0 船舶在港期间的工作 4.1 船舶靠泊作业期间，须每天8时前了解作业进度并报知调度。

每天至少登轮两次，以便及时了解作业情况，如果发现问题尽

快协商解决，加快作业进度。将情况尽快通知调度并在“单船

记录本”上详细记录。 4.2 与港务局、各联检部门及船方密切保持联系，做到一有情况立

即知晓并作出反应，不能因人为原因影响船舶作业。 5.0 船舶装卸业务： 5.1 装船作业：

5.1.1 向调度索要装货单，将装货单转交船方作配载，并索取配载

图。一式四份，交货主、港方调度、港方作业指导员各一份，

代理留底1份。

5.1.2 如果船方申请安排垫铺、绑扎、分隔等物料，以及特殊平舱等

涉及到额外费用情况时，应让船长写好申请，通知调度同时作

好记录，并合理安排。

5.1.3 如果船舶装载动植物产品，法检货物时，应向检验单位了解检

验结果。如果CIQ认为需对船舶进行薰蒸等特殊处理时，应

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通知船长作相应准备和安排，并报告部门经理和调度，在“单

船记录本”做好记录。

5.1.4 装运危险货物或液态化学品时，协助船方与岸方办理好《船岸安全检查表》，待取得港监的“船舶进口手续办妥通知书”通知港方作业。

5.1.5 向船方索要提单并将船方提供的空白提单转交发货人或其代理，在“单船记录本”上做好记录。

5.1.6 装船完毕后，向理货公司或大副索取货物配载图一份。 5.2 卸船作业：

5.2.1 进口单证的核查。认真核查船方或委托方提供的舱单记载内

是否完整，正确。包括装港、卸港、提单号、货物名称、重量、

数量等。如有错误或不符，应请船长立即改正并签字盖章。 5.2.2 如果船方或委托方坚持要求凭正本提单卸货时，应立即通知调

度联系有关方，取得正本提单后立即交船长确认，再交回调

度。如果船长要求保留正本提单，应立即联系调度并确认。同

时要求船长在正本复印件上注明已收到正本提单，写明日期并

签字盖章，将复印件带回备存。

5.2.3 卸危险货物或液态化学品时，协助船岸双方办好《船岸安全检

查表》，待取得海事局的“船舶进口手续办妥通知单”后通知港方作业。

5.2.4 卸货过程中如发生货损、货差等情况时，应立即报告部门办

理，按部门经理指示办理并做好记录。

5.2.5 若卸货过程中发生卸货困难，薰舱等涉及到附加费用的情况。

如需船方付费，则请船长签书面委托书，并立即通知调度及部

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门经理，以便及时索取费用并做好记录。

5.3委办事项的办理。对于船长或委托方的委办事项及其办理结果在“单船记录本”上做好记录，证书、物品等交接须船长签收，有关船方的申请书，委托书必须留底备存。对于委办事项产生的额外费用，尽量请船方付现金，否则应立即通知调度追索费用。如委办事项须供方完成，应尽快联系供方： 5.3.1 登陆申请一式两份。一份备存，一份交边防。船员登陆证立即

交船长，发票交调度结帐。

5.3.2 吨税申请协助船方填写“船舶吨税申报单”并通知调度确认有

效期（三十天及九十天任选一种），申请单一式两份，一份交

海关，一份交调度。待海关办理好新的吨税执照后交船长签收。

5.3.3 燃油、船用物料、伙食及淡水的供应，由船方或委托人申请，

通知调度所要数量、供应时间以索取费用。然后及时安排供应

方供应。

5.3.4 邮件、信件的邮寄及电传、传真的传送：应明确付费方式,费

用需要代理垫付则由船方填写申请,办妥后在“单船记录本”、

上登记。

5.3.5 如果船方有明火作业要求，则请船长填写“船舶明火作业申请

书”一式二份，交港监，批准后交船方一份。如未批准，则向

船方说明原因。

5.3.6 如船方或委托人申请进行船舶航修，尽快与调度联系，确定修

理范围及项目，并尽快落实。

5.3.7 如果船舶需在港期间检修主机，则外勤应了解恢复动力时间，

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征得港方同意后，报港监，待港监核准后，通知港务局、船方、

调度。

5.3.8 如有船员就医，由船长填写“就医申请”一式二份，一份给

调度结算费用，一份存档。如需住院治疗，则需通知船长及调

度，落实费用情况，必要时报告部门经理。

5.3.9 轮换船员，根据委托方的委托通知，仔细核对船员名单，为接

班船员办理出境手续，为交班船员办理入境手续。

5.3.10船长借支由船长申请及委托方指示，待借支款到帐后，由财务

到银行领取，从财务部领取款项签收后，将借支款交船长，请

船长在一式叁份的《借据》上签名并盖章后，交一份副本给船

长，其余一正一副交财务。

5.3.11船方如申请办理或更新《卫生证书》、《除鼠/免予除鼠证书》，

由船长填写“卫生检疫申请书”，签字盖章后交CIQ，与检疫

人员联系好时间，通知船长准备，取得证书后交船长签收。 5.3.12如船方申请体检及预防接种，确定具体人员及项目，联系CIQ 检疫人员进行办理。如果费用由代理转帐，则由船长填写“卫

生检疫申请书”。

5.3.13船方或委托方委办的其它事项，由船方提出书面申请并签字盖

章，落实费用情况及时通知调度，如有必要则通知经理或总经

理。所申请事项尽速安排。

5.3.14海事声明的处理。接到海事信息后，应立即查明以下情况：海

事发生地点，人员伤亡情况，是否出现污染，船舶、货物、码

头是否损坏，是否需要修理人员登轮修理。将情况尽速向部门

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经理或总经理报告，并报委托方，如需紧急援助，协调有关方

迅速解决并将结果尽快通知调度及委托方。如果船长需递交海事声明或海事报告，则提醒并协助船长在抵港24小时内或装卸

货以前递交海事声明或海事报告，应在港监加盖准予备查章、海事签证章和骑缝章后退还船方，如有可能留一份副本存档。整个过程应在“单船记录本”上做详细记录。 5.4 缮制单证：

5.4.１准备就绪通知书的制作与接受，代理可以使用船方的通知书

也可用外代格式的。无论哪种格式，接受《准备就绪通知书》

时要根据契约或租船合同接受，准备就绪签署后，交船长一

份，其余带回留底或转寄委托方。如果卸多票货物而发货人、

收货人也不同时，应要根据委托方和船方要求分别办理。 5.4.２装卸时间事实记录。根据委托方或其他有关方的要求，外勤

在货物装卸作业结束后缮制装卸时间事实记录。“事实记录”

要尽量以事实为依据与船方、港方作业公司、理货等到单位详

细核对后，正确反映作业情况，它应包含船名、装卸货物的名

称及重量等内容，应反映出以下的重要时间点：锚地时间、起

锚时间、进港时间、引水登轮时间、靠泊时间和地点、联检时

间、准备就绪递交接受时间、验舱验水尺时间、薰舱薰货时间、

等候码头靠泊时间、等候装货时间、因其他原因等候时间、液

体货物作业、接、拆管时间、由于各种原因影响作业时间、完

货时间、等候作业检验、检测时间等。作业完毕后，因各种原

因船不能开航，应委托人要求可以单独制作“装卸时间事实记

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录”；如果船方要求代理签署船方的“事实记录”，如其与事

实相符，则签AS AGENT ONLY，如严重不符则拒签。对于一

些不利的批注应拒签，如不行报告部门经理作出处理。 6.0 出口手续的办理及安排开航 6.1 外勤应随时掌握作业动态，了解预计完货时间，通知调度及港

方，以安排开航计划。 6.2 开航前应详细检查船方的委办事项是否已办妥，未办妥的应加

紧督促办理，以免影响开航。是否有传真、信件、物品等尚未

转交，船方的证书是否已交给船方。 6.3 出口单证的准备。需准备的单证有总申报单4份、货物申报单

3份、出口舱单6份、事实记录5份、出口联系单1份。 7.0 出口手续的办理 7.1 代理向CIQ提供总申报单、货物申报单各一份，待CIQ检疫官

员检疫合格后，签发《船舶出境检疫证》，并在出口联系单上

签字盖章，《船舶出境检疫证》交船方签收。 7.2 海关手续的办理：当船舶作业完毕，货物的数量、重量结果出

来以后，代理向海关提供总申报单、货物申报单各一份、出口

载货清单2份、海关查验合格后，在出口联系单上签字盖章。

如船去中国港口，则准备海关关封一份由船方带到下一港。 7.3 边检手续的办理：当海关手续办毕后，去边防检查站办理出口

手续。代理提供总申报单一份、船员名单一份、如船去外国港

口，将船上的登陆证收回；如去中国港口，则登陆证不收回且

由边防准备关封一份交船方，待边检人员查验合格后，在出口

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联系单上签字盖章。

7.4 港监（海事局）手续的办理：当其他联检部门的手续办理完毕后，代理携出口联系单、总申报单、货物申报单各一份办理港监手续。港监查验无误后开具离港证，予以放行。

7.5 船舶出境手续办妥后，代理应安排船舶尽速开航。开航前外勤应

仔细检查船员方所需的出口单证是否携带齐全，如离港证、关

封、边封等。证书等是否已归还船方。代理所需的单证是否已全

部带回，双方检查完毕后，让船长在《单证收据》上签收。如果

船舶不能按计划开航，应及时报告调度，通知船长并讲明原因；

如因船方原因不能按计划开航，应报告调度，必要时通知部门经

理；如产生额外费用，应立即通知调度向委托方索赔；如果开具

离港证24小时后仍未开航，则需重新办理离港手续。 8.0 船舶开航后外勤的工作

8.1 立即给调度提供如下资料:船舶开航时间、预抵下一港时间、吃水、存油水、准备就绪通知书、装卸时间事实记录、验舱证书、理货报告、提单付本、积载图、出口舱单、船员名单等，并填写单船记录本中的离港记录，包括实际装卸货名称、数量、存油水、本港加油水、前后吃水、下一港及目的港、预抵下一港时间、出口船员数旅客数。

8.2 立即办理船方开航前的委办事项，办毕后详细记录于《单船记录本》，整理完毕后转交调度存档。

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