档案管理制度

第五章档案管理制度

第一条：档案管理

1、营销中心档案由营销行政部统一管理。

2、行政文员负责对档案分类编号、立卷归档。案卷应符合规范，分类目标

识和保存期限，科学地立卷和编目，做到排列有序，卷宗结实整齐。

3、行政文员负责对档案资料借阅、使用、鉴定、销毁、保管等进行日常管

理。

4、所管理的档案包括客户档案、基础资料、人力资源档案等

5、客户档案由销售计划部每月月底提供一次最近更新的客户档案存档；基

础资料包括各种产品质量认证证书、公司对外宣传资料、办公设备的质量保证书等；人力资源档案包括营销中心所有人员的人事档案、培训记录、业绩考评、奖惩、晋升记录和工资等。

第二条：借阅利用

1、各部门因工作需要借阅档案时，应按借阅规定办理借阅手续。

2、借出文件须经该部门主管及行政主管批准，重要文件须经营销副总批准。

借出的文件必须按时归还；如需续借，须按规定办理续借手续。否则，对借出文件人员进行处罚，与工作业绩考核挂钩。

3、查阅涉秘案卷，摘抄、复制密级材料，应由部门出具申请报告，经营销

副总批准、档案员查验、经办人签字后，方可进行。

4、查阅档案，严禁在案卷上涂改、划圈、批注、折卷、撕页、剪裁等。

5、档案员应根据公司需要搜集、整理档案资料，并做登录统计。

第三条：鉴定、销毁

1、行政部应根据规定，组织有关人员定期对到期档案进行鉴定。

2、行政文员要定期开展档案清查核对工作，做到目录与案卷相符。

3、销毁档案要造具清册，提交销毁报告，经营销副总审批后，指派专人监

销，并签字记录备案。

4、移交档案应按规定办理交接手续，造具清册，并归入卷宗。

第四条：保密

1、档案管理人员应严格遵守《档案法》、《保密法》，不得泄露档案机密。

2、接待查档，不得超出调阅范围。