档案管理制度

2020-03-01 16:06:22 来源：范文大全收藏下载本文

北方工业大学后勤集团档案管理制度

档案是企业在经营活动中产生和形成的文献资料，是企业宝贵的资产。为了使本集团系统完整的收集归档，使此类资源正常使用，更好的服务于集团的工作，特制订本制度。

一、档案管理人员职责

1、档案人员应忠于职守，严守公司机密，遵纪守法，爱岗敬业，具备专业知识，对档案工作要尽职尽责。

2、熟悉本公司各部门的职责范围和工作内容。

3、认真执行公司有关档案工作的各项政策和规定，做好档案的收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计和利用等各项工作。

4、制定并遵守档案的各项规章制度。

5、熟悉并掌握库藏档案的内容，注意收集反馈信息，开展档案编研工作，不断提高档案管理水平。

6、定期进行档案清理工作，核对帐物，不随意堆放，并按年度做好归档、立卷以及库存数据统计工作，及时报综合档案。

二、档案管理基本要求

1、档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

3、公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。

4、档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。

5、办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

三、档案管理制度

1、档案资料如出现被丢失、损坏、缺页等情况，当事人应立即向档案管理员和公司分管领导报告，分管理领导应查清责任并严重程度作出处理，对隐瞒不报者，分管领导应作严肃处理。

2、根据特殊情况，公司总经理有权下令封存全部或部分档案资料。

3、各事业部要有专人负责搞好文件、材料的形成、积累、归档管理等工作。

4、各事业部存档的资料应及时上报档案室，各类合同、协议在执行完后必须统一归档。严禁出现个人保存和扣押现象。在签定各类合同、协议时如遇公司保留原件只有二份以下时，档案室有权复印一份备档，在合同、协议执行完后将原件统一归档。

5、各事业部经理应监督本部门资料归档工作,对于应纳入公司档案库的文件要主动交入档案室,档案递交情况作为部门考核的一部分,对于违反的部门依情节的轻重作以相应处罚.

6、档案管理员应根据档案管理要求的规定，对所有文件材料进行收集、整理、立卷等工作，严防霉变、鼠咬、虫害等造成档案的残缺。

7、归档的文件材料的密级公司按照公司有关规定确定。对绝密类档案单独入柜，保管。严防失、泄密事件的发生。

8、有下列行为之一，据情节轻重，给予50-500元扣薪处理，若构成犯罪者依法追究其刑事责任：

●毁损、丢失或擅自销毁公司档案。

●擅自向外界提供、抄摘公司档案。

●擅自涂改、伪造公司档案。

●未按手续就借阅、外带者或越级查阅者。

四、查（借）阅制度

1、所属各部门借阅本部门业务范围以内的档案时，可直接到档案室填写《档案借阅登记表》后即可借阅；

2、所属各部门借阅非本部门有关的档案资料时，须经查阅部门领导批准，方可查阅；

3、外单位来本公司查阅档案，须持有单位介绍信或说明原因，经文件资料所属部门领导签字批准；属秘密以上的文件资料一律不得借（查）阅；

4、借阅时间一般不超过七天，到期仍需使用时可办理续借手续；

5、需复印、翻印、摘抄一般卷内文件内容时，须在借阅登记表上登记并写明利用目的，需要复印、翻印、摘抄卷内秘密以上文件材料内容时，须经此文件材料所属部门领导签字方可批准；

6、借阅者要对档案妥善保管，不得转借、勾划、涂改、污损、折叠、抠除、折卷、撕页、调换文件，要保证案卷的完整与安全；

7、借阅档案时，必须认真填写调阅登记表，并严格履行签字手续。归还借阅时，档案管理人员对所还档案要核对无误后，方可办理注销手续。

五、档案分类、编排制度

档案密级分类为：绝密、机密、保密、普通。保存、借（查）阅时应根据公司规定要求进行归档和办理借（查）阅手续。

以下为密级划分制度的规定：

1)各部门资料统一归档时应将档案密级度分排好，规定借（查）阅限度，由档案管理员负责登记标注。

2)公司文件资料的密级度由公司副总或总经理划分，档案员负责登记标注。

1、档案分类

1.1科学技术类（科研类、产品类、工程类、基本建设类、设备仪器类）

科学技术文件材料一般归档1份，重要和使用频繁的文件材料应适当增加数套副本（如初步设计、可行性研究报告等）归档2份。

科学技术文件材料的归档时间可视项目周期长短而定，周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。周期较长的项目可以按阶段分批归档。

1.2文书归档（党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类）

文书档案材料应按年度归档，一般应在第二年度上半年内归档，一般归档2份（其中1份为手稿）。

会计档案根据各个年度的当年的会计档案材料，按归档要求，在会计年度终了后，由所财务处整理立卷和装订成册，先自行存管三年；存管到期的要造好册，在来年的五月底之前，向所档案室全部移交完毕。

1.3声像、实物类

声像、实物类档案可随时送交档案室

2、档案编号编排原则

档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映集团公司档案的分类体系和物理位置，必须符合物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。

2.1档号结构

公司档号由公司代码、分类号、年度号和案卷号组成。

2.2分类号的编制方法

分类号是档号的主体，由

一、二级类目代号组成。一级类目是根据公司档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质确定的，一级类目采用类目名称主词的汉语拼音的第一字母进行标识；二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据各类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置，二级类目的标识，采用阿拉伯数字的“双位制”如：

11、12等

2.3年度号的编制方法

年度号由四位阿拉伯数字组成代表文件材料形成的年度。

2.4案卷号的编制方法

案卷号按所选择的分类号中最下位类顺序编号，用阿拉伯数字

1、

2、3等。

2.5会计档案编排原则

会计档案编号原则由会计部自身进行编排,在移交档案室时需双方交接清楚,并登记造册、存档。

六、档案移交与统计制度

1、接收档案资料时，移交单位或个人要签写归档目录和入库单，接收双方签字留存备查。

2、接收的档案资料要及时登录、建档管理。