档案管理制度

档案管理制度

为保障公司持续健康发展，现对公司档案管理做如下规定：

一、重要文书及人事档案（综合部日常保管，归档时间为次年2月底以前）

1、董事会会议记录、公司办公会议、中层干部工作总结、工作计划等。

2、公司的规章制度及办法等。

3、公司的组织结构、人员编制以及员工花名册。公司员工调动、职称、录用、转正、辞职、开除、离退休等形成的文件、资料、介绍信及存根。公司员工劳动保护、福利待遇、教育保卫等方面形成的文件材料。

4、公司历年荣获的各种奖励实物、荣誉证书等。

5、公司员工的人事档案。

二、会计档案（财务部日常保管，归档时间为次年2月底以前）

1、会计凭证类（1）原始凭证（2）记帐凭证（3）汇总凭证

2、会计帐簿类（4）总帐（包括日记总帐）（5）明细帐（6）日记帐（现金和银行存款日记帐）（7）固定资产卡片（8）辅助帐簿

3、财务报告类（包括各级主管部门汇总财务报告）（9）月、季度财务报告（包括文字分析）（10）年度财务报告（决算）（包括文字分析）

4、其他类：（11）会计移交清册（12）会计档案保管清册（13）会计档案销毁清册（14）银行余额调节表（15）银行对帐单

三、声像档案（棕合部日常保管，随时添加）

1、公司有关领导和人员参加会议、活动的照片、录音、录相等。

2、公司获得的各种有收藏价值的DVD、VCD、CD。

四、基建、设备档案（综合部日常保管，验收竣工后归档）

1、基建档案

（1）基建项目计划任务书以及有关的报告、批复。

（2）征用土地、概算、拆迁回迁安排等。

（3）设计图、平面图、扩初图纸、施工设计图、图纸会审纪要。

（4）分项验收报告、施工日记、竣工决算报告、竣工决算报告、竣工验收纪要。

2、设备档案

计算机、空调机、汽车、音响、复印机、传真机等高级设备的有关资料，如随机附带的操作手册、说明书、保修单、开箱单等。

3、基建档案、设备档案的归案。

基建、设备档案在项目竣工验收和鉴定后，由有关部门整理立卷，及时移交归档。

五、业务档案（综合部日常保管，次月归档）

1、每辆汽车有关的进口货物证明书复印件、进口商检单复印件、发票复印件、交车记录（客户已签字）、客户信息表复印件、放行开票单等销售流程结束后归档，先由业务部代管，每月交综合部最终保管。

2、签定的合同（订购合同、销售合同）

3、客户资料，即成交客户信息表由销售部录入和追加，每月由业务部经理移交客户资料的电子档案。

4、与公司业务相关的资料、单据或文件（入库单、出库单），此项资料按次年2月归档。