采购控制程序
2020-03-03 08:00:21 来源：范文大全收藏下载本文
采购控制程序
1、目的
为保证采购工作质量，明确各部门职责，使采购工作规范化，特制定此程序。
2、适用范围
本规定适用于公司所有部门的物资和服务采购过程。
3、相关定义
3.1采购计划：根据各部门的需求制定采购要求，包括物料采购和服务采购。
3.2原辅材料：在生产过程中直接或间接体现在最终产品上的物料。 3.3包材：包装材料。
3.4生鲜物料：保鲜时间短，需要零星现场购买的物料，主要包括：水果、鲜奶、酸奶等。
3.5办公劳保物品：公司办公文具、后勤保障物资、员工制服、劳动安全保护物资等。
3.6计划内采购申请：各部门按照月度，生产部门按照月、周、日固定采购周期根据预估而提前计划的采购申请。
3.7计划外采购申请：未进行提前预估或无法提前预估，而因需求紧急，需要限期内完成采购的申请，属于紧急采购情况。
3.8评审组：从被评审的供应商及产品的技术方面考量而选择的相关联部门组成的评审团队。
3.9供应商选择：由评审得出的结果为依据对供应商进行的选择。
1 / 17 3.10供应商评审：由评审组对供应商提供的样品质量和相关证书等信息进行比较、评判、打分的过程，以确保为公司提供合格的产品。评审内容包括：供应商经营状况业绩、样品质量程度、技术保证能力、人员能力素质、检验检疫能力、诚信程度、交货期、售后服务情况、资质认证程度、价格等。
3.11合同签订：合同是供方与被供方，经过双方谈判协商同意而签订的“供需关系”的文件，具备法律约束力，双方都应遵守和履行，。 3.12技术部门：提供专业性技术支持、指导的部门，例如网络部对于IT设备、品控部对于计量仪器。
3.13供应商资质：供应商生产能力、设备完备性，资质证书完善性，合作意向，检验检疫齐全性，是认证体系要求等能力。例如食品安全QS认证、电子设备的3C认证等。
3.14 A类供应商：提供直接用于食品生产的原材料、食品添加剂、包装等能直接影响产品质量的供应商。
3.15 B类供应商：提供包括仪器校准、维修、保养、检验、物流运输、外部文件更新及检验、法律服务、技术支持、人事托管、咨询、设计、活动组织、场地租赁、房屋中介等外部服务及零星采购的非直接用于食品生产的物品供应商。
3.16专项要求：为了某一特定目的来提出、约束的控制要求，例如电子产品的3C认证。
3.17供应商再评审：为了评价供应商在合作期内经营状况业绩、产品质量保证程度、技术保证能力、人员能力素质、检验检疫能力、可 2 / 17 靠可信程度、交货期、售后服务情况、相关证件完备性、价格等信息而由评审组进行比较、评判、打分的过程，通常为每年度进行一次已有合格供应商的再评审工作。
4、职责
4.1采购部
4.1.1采购部负责收集汇总各部门提交的物资采购和服务采购申请。
4.1.2库房负责核实库存量来计算公司总的实际采购量。 4.1.3采购部负责制作月度《采购计划汇签申请表》。
4.1.4采购部负责收集、调研、汇总市场信息、供应商信息或各个部门将供应商信息提供给采购部，由采购部统一汇总，形成评审文件。
4.1.5采购部负责根据评审结果确定合格供应商名单。
4.1.6采购部负责草拟合同并整理合同所需的相关资料，比如供应商营业执照，税务登记证，付款信息，专项要求，组织机构代码证，整理之后附在一起交给公司法务审核。
4.1.7采购部负责所有公司物资、服务的订购工作。 4.1.8采购部负责所有物料的初检。
4.1.9采购部负责整理提供各供应商的供货及时率、售后服务、整改有效性、公司经营及业绩等信息。
4.1.10采购部负责与供应商（选择、样品）的协调与沟通。
4.2财务部
3 / 17 4.2.1提供库房实际库存。
4.2.2财务部负责审核采购部月度《采购计划汇签申请表》。 4.2.3库房负责货物验收。 4.3其他部门
4.3.1各需求部门负责提出月度计划内采购申请，并得到部门负责人审批。
4.3.2相关部门负责提出需求并审定某些服务、物资的质量标准以及关键控制点。
4.3.3负责相关服务或物资的复检。 4.3.4负责协助采购部的采购工作。
4.4总经理
4.4.1负责批准采购部月度《采购计划汇签申请表》并提出意见。 4.4.2总经理负责批准合同。
5、工作程序
5.1采购计划的申请、审批
5.1.1生产部生产计划员依据下月度销售量在每月25日前将计划内采购申请，包括：下月度生产运营用原辅材料、包材、月预估生鲜物料需求制定成的《生产物资申报计划》，设备工器具、机修零备件需求制定成的《工器具需求申报》一并经过生产部门负责人审批后提交给采购部订购专员。计划内采购申请中实际每日生鲜物料需求、每周两次生鲜物料需求、外部服务需求由生产计划员填写在《采购申请单》中，于每日16点30分前将部门负责人审批通过的《采购申请单》 4 / 17
交予采购部订购专员。计划外采购申请需要填写《采购申请单》，由部门负责人审批后部门自行报备给总经理批准后交予采购部订购专员。
5.1.2各职能部门指定专员在每月25日前将本部门月度计划内采购需求物品、服务填写制定成《采购申请单》，并通过部门负责人审批后提交给采购部订购专员。计划外采购申请需要填写《采购申请单》由部门负责人审批后部门自行报备给总经理批准后交予采购部订购专员。
5.1.3各职能部门在每月25日前将部门计划内办公劳保用品申请提交至总经办行政专员，总经办行政专员按照各部门办公人数、劳动保护人员数量对办公劳保物资申请限额进行控制，并在每月26日前整理并汇总月度《办公劳保用品申报单》经总经办主任审批后提交给采购部订购专员。
5.1.4营销部市场活动专员将在每季度提前一个月将计划内采购申请代金卡、图册、其他印刷品、企划宣传物资制作、外部服务需求填写成《采购申请单》，并经营销部负责人审批后提交给采购部订购专员。计划外采购申请需要填写《采购申请单》由部门负责人审批后部门自行报备给总经理批准后交予采购部订购专员。
5.1.5订购专员在每月30日前与库房管理员进行核查各部门申报物资的实际库存情况来得出公司总的采购订货量。
5.1.6订购专员将收集的各部门提交的《采购申请单》、总经办提交的《办公劳保用品申报单》、生产部提交的《生产物资申报计划》、5 / 17 《工器具需求申报》进行汇总，结合《库房盘点表》在每月2日前制作成《月度采购计划汇签申请表》。
5.1.7采购主管在每月3日前对《月度采购计划汇签申请表》进行审核，合格后交予财务部门主管会计审核，若采购主管审核不合格则由订购专员重新制作《月度采购计划汇签申请表》，直至通过。
5.1.8财务部主管会计、财务部负责人在每月5日前审核《月度采购计划汇签申请表》，审核合格交予总经理批准，财务部审核不合格则由采购部订购专员重新制作《月度采购计划汇签申请表》。
5.1.9总经理在每月6日前对《月度采购计划汇签申请表》进行批准，合格后交予采购部采购主管；不合格则总经理提出意见、建议，并由采购部订购专员重新制作《月度采购计划汇签申请表》。
5.1.10订购专员将《月度采购计划汇签申请表》、《生产物资申报计划》、《工器具需求申报》、《采购申请单》、《办公劳保用品申报单》按月份进行留档。
5.2供应商的选择与评审
5.2.1相关部门提出需求标准，具体标准如下：
1）研发部依据工艺标准和要求制定原辅材料、生鲜物料质量验收标准，并出具《原材料描述表》。
2）营销部依据工艺标准、需求部门用途要求来制定印刷品、企划宣传物资的设计标准、质量验收标准，并出具《物料打样及制作标准》表格。
3）品控部依据食品安全控制点制定包材的质量验收标准，并出 6 / 17 具《包材类描述表》。
4）技术部门按照专业技术参数要求结合使用用途制定相关物资的质量验收标准，并出具相关物资的《**类描述表》。
5.2.2采购专员通过现有供应商通讯录、网络信息、报刊媒体广告、展会信息等各种方式联系供应商。
5.2.3采购专员与供应商联系沟通数量需求、报价、质量、技术要求并索取样品，样品收集后一个工作日内交予相关部门进行样品测试。采购主管制定供应商评审标准，形成《供应商评审表》。
5.2.4相关部门对采购样品提供检测报告
1）品控部负责对供应商提供的包材样品进行全面测试、对原辅材料样品的理化指标继续测试，并且在收到样品后三个工作日内出具检测报告。
2）总经办负责对供应商提供的劳保办公物品样品进行全面测试，并且在收到样品后三个工作日内出具检测报告。
3）研发部负责对供应商提供的原辅材料样品进行感官测试，并且在收到样品后一周内出具检测报告。
4）营销部负责对印刷品、宣传企划物资、设计类样品进行全面测试，并且在收到样品后三个工作日内出具检测报告。
5）生产部负责对生产设备、工器具、零备件的样品进行全面测试，并且在收到样品后一周内出具检测报告。
6）网络部负责对IT设备、电脑耗材样品进行全面测试，并且在收到样品后一周内出具检测报告。
7 / 17 7）技术部门负责对相关物资供应商进行全面测试，并且在收到样品后一周内出具检测报告
5.2.5采购专员收集样品测试结果，汇总《检测报告》。 5.2.6采购部采购专员在收到《检测报告》2个工作日内根据样品《检测报告》进行合格样品供应商筛选，同时将合格样品供应商报价、技术参数、相关检测认证资料等信息进行整理，制作成《候选供应商信息表》。
5.2.7采购专员对候选供应商实地考察、听取介绍等方式了解实际情况，并进行分析得出《候选供应商考察报告》。
5.2.8采购部采购专员负责提交评审参与部门名单并由采购主管审批后进行组建评审组。组建对象为财务部门、相关技术部门、需求部门、总经办。采购部不得列入评审组成员且不参与任何评审执行工作。
5.2.9采购专员组织评审组对候选供应商进行比对、评审，并对评审过程监督。评审组按照《供应商评审表》对候选供应商进行打分，满分为10分制，其中供应商经营状况业绩0.5分、质量程度1.5分、技术保证能力1分、人员能力素质0.5分、检验检疫能力1分、诚信程度1分、交货期1分、售后服务情况1分、资质认证程度1分、价格1.5分。每项分为优良中差四个等级。打分完毕由评审组人员在《供应商评审表》签字确认交予采购专员。
5.2.10采购专员负责收集并检查评审组《供应商评审表》填写完整性、评分规则的正确执行性，并汇总计算平均成绩：优：8.5分以 8 / 17 上，良：7—8.5分，一般5—7分，差：5分一下，如无问题则将候选供应商最终成绩登记在《评审记录表》中交予采购主管。
5.2.11采购主管按照最终评审得分，将候选供应商分为优良中差四等，中、差级别的供应商直接进行淘汰。
5.2.12不同级别供应商，优先级别高的供应商进行合同签订或开展合作；同一级别时优先价格低的供应商，按优质优价优先的原则确定供应商；不同级别供应商在对其付款时可根据具体情况区别对待，级别高的供应商在付款、签约时将取得优先权。
5.2.13采购主管将评审结果交予总经理审批，总经理审批通过则确定该供应商为合格供应商；未通过审批则重新进行评审工作。
5.2.14采购专员将通过审批的合格供应商进行分类归档，建立公司《合格供应商信息库》。
5.3合同签订
5.3.1采购专员与通过评审的合格供应商进行谈判、议价，议价过程和结果填写在《议价记录表》上。
5.3.2采购专员将公司通用的《供货合同》或供应商提供的一份合同，根据双方协商后的信息在三个工作日内进行草拟。
5.3.3采购专员将草拟合同，交予法务专员审核合同细节，并由法务专员进行批注，给出具体意见，以明确合同的完整性、合法性和法律风险，采购专员依据法务专员提出的意见和批注对合同进行修改，修改之后符合要求的予以通过，否则重新草拟合同。采购专员将修改后的合同交予采购主管审核。
9 / 17 5.3.4采购主管在收到草拟合同后两个工作日内依据合同给出具体意见，以确保合同的价格、质量技术参数、尺寸大小等符合要求，采购主管审核后交予外聘法律顾问第二次审核，如不符合要求则由采购专员重新修改合同。
5.3.5法务专员第二次对合同进行审核，符合要求交予总经理批准，不符合要求则法务专员再次提出意见并做好批注交予采购专员对合同进行修改。
5.3.6总经理对供货合同进行确认及批准，合格则交予采购专员进行签订，不合格则交予采购专员进行修改。
5.3.7采购专员将总经理批准通过的《供货合同》以传真或快递方式回传供应商进行确认，如确认无误后合同加盖供应商公章返还采购专员，采购专员将合同提交采购主管审批，审批通过则签订正式供货合同；供应商对合同未确认通过，则采购专员与供应商进行第二轮协商、修改直至签订。
5.3.8若合同一式两份，则采购专员将合同原件留档于财务部；合同复印件留档于采购部；若合同为一式四份，则财务部和法务专员各留一份，采购部留存复印件。
5.3.9将供应商加入《合格供应商信息库》，资质证明、检验检疫报告等留档于品控部。
5.4订购
5.4.1采购专员提供《合格供应商信息库》交予订购专员，订购专员将采购对象进行分类后，确认订购供应商优先次序，以供应商级 10 / 17 别高低为订购优先次序。同一级别供应商以价格低者为优先订购对象。
5.4.2订购专员在每月6日前根据《采购计划汇签申请表》、《合格供应商信息库》为依据，填写《订货单》并得到采购主管审核，审核不合格则由订购专员重新核实《订货单》信息、供应商选择次序。
5.4.3每月6日前，订购专员将《订货单》以邮件或者传真方式下达供应商，明确所需订购需求、分批送货量及送货日期等信息；外部服务类供应商注明控制要求和服务时间等信息，供应商收到订单后加盖企业公章以传真形式回传确认。
5.4.4订购专员按照生产计划员提交的经过部门负责人审批的《采购申请单》中生鲜物料需求，于每日17点之前将次日生鲜物料向供应商进行电话预定。
5.4.5订购专员每周根据库房实际库存和实际运营状况，调整进货数量、时间、进货频率，并在每周五16点前邮件或传真方式与供应商调整的确认。
5.4.6订购专员在订单下达及调整后，需要每日17点半前填写《每日订购记录表》来跟踪供应商送货及服务进度等信息，以备随时和各需求部门保持沟通。
5.4.7订购专员每日上午8:00-11:00之间在现场实地挑选、采买符合验收标准的生鲜物料，采买生鲜物料符合《采购申请单》中数量、重量要求并向供货方、商家索取产品发票、同一批次的检验检疫等证件。
5.4.8订购专员在采购物资完成初检、复检且合格后2小时内进 11 / 17 行电脑财务系统订单录入以保证正常的出入库。 5.5验收
5.5.1订购专员与供应商确认到货时间后在一个工作日内通知仓库管理员到货及接收时间。
5.5.2相关部门验收的程序：
1）来货入库前由库房管理员通知订购专员进行初检，订购专员需在30分钟内对原辅料、包材、生鲜物料进行初检，初检合格填写《检验报告——采购验收联》并由订购专员负责申请品控专员复检。对初检不合格的由订购专员当日进行退货；品控专员收到订购专员复检申请后30分钟内对初检合格物料进行技术参数和质量控制指标等的技术性复检，其中微生物培养等理化试验在试验结果得出且符合食品安全标准后由品控专员填写《检验报告——品控验收联》并在《入库验收单》上签字交由库房管理员进行数量盘点、重量核实后入库，在试验结果等候期内，初检合格生鲜物料、原辅材料需在库房待定区暂存。对于复检不合格品，品控专员通知订购专员与供应商联系进行下一步处理。
2）来货入库前由库房管理员通知订购专员，订购专员需在30分钟内对办公劳保物品进行初检，初检合格填写《检验报告——采购验收联》，并申请总经办行政专员复检，对初检不合格的由订购专员当日进行退货；行政专员收到订购专员复检申请后一个工作日内对初检合格办公劳保物品进行复检，合格在《入库验收单》上签字后交由库房管理员进行数量盘点、重量核实后入库，复检不合格则由行政专员 12 / 17 通知订购专员与供应商联系进行下一步处理。
3）来货入库前由库房管理员通知订购专员，订购专员需在30分钟内对印刷品、宣传企划物资、设计类样品进行初检，初检合格填写《检验报告——采购验收联》，并申请营销部企划专员进行复检，对初检不合格的由订购专员当日进行退货；企划专员收到订购专员复检申请后一个工作日内对初检合格物料进行复检，合格在《入库验收单》上签字后交由库房管理员进行数量盘点、重量核实后入库，复检不合格则由企划专员通知订购专员与供应商联系进行下一步处理。
4）来货入库前由库房管理员通知订购专员，订购专员需在30分钟内对生产设备、工器具进行初检，初检合格填写《检验报告——采购验收联》，并申请生产部设备班进行复检，对初检不合格的由订购专员当日进行退货；生产部设备班收到订购专员复检申请后一个工作日内对初检合格生产设备、工器具进行复检，工器具复检合格生产部设备班在《入库验收单》上签字后交由库房管理员进行数量盘点、重量核实后入库；生产设备复检合格，生产部设备班在《固定资产验收单》上签字后财务部门入在生产部门固定资产账目上。不合格则由生产部设备班通知订购专员与供应商联系进行下一步处理。
5）来货入库前由库房管理员通知订购专员，订购专员需在30分钟内对IT设备、电脑耗材进行初检，初检合格填写《检验报告——采购验收联》，并申请网络部专员进行复检，对初检不合格的由订购专员当日进行退货；网络部专员收到订购专员复检申请后一个工作日内对初检合格IT设备、电脑耗材进行复检，电脑耗材复检合格由网 13 / 17 络部专员在《入库验收单》上签字后交由库房管理员进行数量盘点、重量核实后入库，IT设备复检合格由网络部专员在《固定资产验收单》上签字，同时由财务部门入在相关使用部门的固定资产账目上，不合格则由网络部专员通知订购专员与供应商联系进行下一步处理。
6）来货入库前由库房管理员通知订购专员进行初检，订购专员需在30分钟内对实验仪器、药品、计量仪器进行初检，初检合格填写《检验报告——采购验收联》并由订购专员负责申请品控专员复检。对初检不合格的由订购专员当日进行退货；品控专员收到订购专员复检申请后30分钟内对初检合格物料进行复检，复检合格由品控专员填写《检验报告——品控验收联》并在《入库验收单》上签字交由库房管理员进行数量盘点、重量核实后入库。对于复检不合格品，品控专员通知订购专员与供应商联系进行下一步处理。
7）来货入库前由库房管理员通知订购专员进行初检，订购专员需在30分钟内对其他来货物资进行初检，初检合格填写《检验报告——采购验收联》并由订购专员负责申请相关使用部门复检。对初检不合格的由订购专员当日进行退货；相关使用部门收到订购专员复检申请后30分钟内对初检合格物料进行复检，复检合格由相关使用部门在《入库验收单》上签字交由库房管理员进行数量盘点、重量核实后入库。对于复检不合格品，相关使用部门通知订购专员与供应商联系进行下一步处理。
8）外部服务类验收工作由采购部、相关技术部门、服务需求部门三部门联合进行服务结果测试后出具《服务类供应商验收报告》， 14 / 17 验收合格后进入付款流程，验收不合格由采购部与服务类供应商沟通进行下一步处理。
5.5.3订购专员初检及相关职能部门复检不合格品，由采购部在一个工作日内联系供应商安排退换货或其他处理，并确定新一轮到货时间等信息，并由订购专员在《供应商供货记录》中登记不合格品信息及次数，以备供应商评审使用。
5.5.4经过订购专员初检、品控专员及相关职能部门复检后，出现来货品质标准、设计规格及生产技术等差异轻微超出标准，同时因生产等运营活动急用，在不影响产品性能和食品安全情况下，订购专员提出并填写《紧急/特殊放行申请》，经采购主管审核、品控部门负责人审批后由品控专员或相关职能部门进行第二次复检，复检结果如可以放行，品控部门负责人或相关职能部门负责人在《紧急/特殊放行申请》签字确认后交由库房管理员安排挑拣或筛选入库。如第二次复检未达到放行标准，则品控专员通知订购专员进行进一步处理。订购专员在《供应商供货记录》中登记不合格品信息及次数，以备供应商评审使用。
5.6供应商再评审
5.6.1每年1月10日前，品控部负责整理并提供在上一年度已有合格供应商供货不良率、品质及品控状况，输出《检验报告汇总》交予采购部采购主管。
5.6.2每年1月10日前，采购部负责整理并提供在上一年度已有合格供应商的供货及时率、售后服务、退换货次数、配合程度，输出 15 / 17 《供应商供货记录》交予采购部采购主管。
5.6.3每年1月15日前，采购主管制定供应商再评审标准，其中包括：供应商经营状况业绩、质量保证程度、技术保证能力、人员能力素质、检验检疫能力、可靠可信程度、交货期、售后服务情况、相关证件完备性、价格因素，并形成《供应商年度评审表》，同时将收集的相关部门上一年度信息进行整理填写在《供应商信息表》中
5.6.4每年1月15日前采购部采购专员负责提交评审参与部门名单并由采购主管审批后进行组建评审组。组建对象为财务部门、相关技术部门、品控部、总经办、生产部。采购部不得列入评审组成员且不参与任何评审执行工作。
5.6.5每年1月20日前，采购部组织评审组进行供应商再评审，评审组参照《检验报告汇总》、《供应商供货记录》、《供应商信息表》为依据，使用《供应商年度评审表》进行打分，满分为10分制，其中供应商经营状况业绩0.5分、质量保证程度1.5分、技术保证能力1分、人员能力素质0.5分、检验检疫能力1分、可靠可信程度1分、交货期1分、售后服务情况1分、相关证件完备性1分、价格因素1.5分，每项划分优良中差四个等级，由评审组人员自行评分，采购专员检查评审组《供应商年度评审表》填写完整性、评分规则的正确执行性，并汇总计算平均成绩：优：8.5分以上，良：7—8.5分，一般5—7分，差：5分一下，如无问题则将各家供应商最终成绩登记在《评审记录表》中交予采购主管。如出现评分规则执行有误或空白项未评分，则采购专员上报采购主管审批后重新组织评审组进行供应 16 / 17 商再评审。
5.6.6采购主管审核《评审记录表》分数正确性、真实性，合格后交予总经办主任审核，如出现分数计算错误则给予采购专员重新进行计算核实直至无误为止。
5.6.7采购主管按照最终评审得分，将已有合格供应商分为优良中差四等，差级别的供应商直接进行淘汰，在供货合同终止后不进行续签，并从《合格供应商信息库》中剔除。不同级别供应商，优先级别高的供应商进行合同续签或开展进一步合作；同一级别时优先价格低的供应商，按优质优价优先的原则确定供应商；不同级别供应商在对其物料验收以及付款时可根据具体情况区别对待，级别高的供应商在付款、续约时将取得优先权。
5.6.8每年1月30日前，采购主管将评审合格后的供应商列入《合格供应商信息库》，并将更新后的《合格供应商信息库》报总经理审批。
5.6.9评审过程涉及使用、参考的文字资料：《合格供应商信息库》、《评审记录表》、《供应商年度评审表》、检验报告汇总》、《供应商供货记录》、《供应商信息表》均由采购专员进行归档。
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