11采购控制程序
2020-03-03 09:05:34 来源：范文大全收藏下载本文
1 目的
对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品和服务符合规定要求；对相关方环境安全行为施加影响，使其了解本公司的环境安全方针等环境安全保护及环境安全安全管理要求，以促进其自觉保护环境安全、改进环境安全行为。 2 范围
适用于对服务所需的物资采购、供方服务提供的控制及对公司工程合同方、固废物处理者等相关方在环境安全事宜方面的影响。 3 职责
3.1总经理负责批准《合格供方名录》、物资采购申请、服务采购申请。 3.2管理者代表负责审核《合格供方名录》、服务采购申请。
3.3营运部负责组织对供方进行评价，编制《合格供方名录》，组织对供方的供货。 3.4服务业绩、环境安全行为的定期评价，建立供方档案；负责协调执行物资采购作业。 3.5采购物资、接受服务的相关部门，负责对采购物资的质量进行检验、对供方提供的服务质量进行监督、对供方环境安全行为进行监督。
3.6物业管理项目部分别负责对公司工程合同方、固废物处理者等相关方进行环境安全评估并对其施加影响。
3.7营运部负责参与合格供方选择评审；负责物资采购、服务采购的稽核与付款。 4 程序
4.1凡涉及向业主交付的物资或向业主直接提供的服务采购，均应在《合格供方名录》中选择供方。
4.2合格供方的选择和控制 4.2.1合格供方的选择 4.2.1.1合格供方条件
a) 合格物资供方条件：具备持续稳定的合格产品供货渠道、具有良好物资供货业绩、具有质量保证能力的证明(必要时)、价格合理、服务良好、环境安全行为符合要求；
b) 合格服务供方条件：具备法人资格和资质(专营商品必须具备专营许可，如灭火器材供应商等)、有过类似服务提供的优良业绩，具有良好的质量保证能力(必要时)、具备承担服务提供的人财物资源支持、价格合理、服务良好、环境安全行为符合要求。 4.2.1.2合格供方的评定
a) 相关采购部门通过对同类供方的质量、价格等比较，同一类产品或服务初选出
三家以上供方名单，并收集供方提供的证实其质量保证能力的书面材料、观察其环境安全行为；有必要时到供方现场调查其合同信誉、经营业绩、管理等情况，编写供方质量调查评估报告；
b) 营运部召集相关采购部门，根据收集的供方书面材料、现场调查报告等，对供方质量保证能力、环境安全行为进行评审，同一类产品或服务选定两家供方作为合格供方，评审意见填入《供方评定记录表》，并据此编制《合格供方名录》报管理者代表审核、总经理批准；
c) 若一年内未在合格供方处发生采购，在采购前须对其进行合格供方的重新评定； d) 对于提供以下证实其质量保证能力书面材料之一的供方，填制《供方评定记录表》经管理者代表审核、总经理批准，可直接列入《合格供方名录》：获得ISO900
1、ISO400
1、OHSMS18001认证的供方，获得国家产品质量认证的供方，获得国家法定检验机构检测合格产品的供方，长期与公司合作、并有一贯的质量保证能力、信誉和良好的环境安全行为的供方。 4.2.2合格供方的控制
4.2.2.1营运部物资管理员保存《纠正/预防措施处理单》，对物资供方供货质量和其环境安全行为进行监控，连续两次或半年累计三次供货物资出现不合格并填发《纠正/预防措施处理单》的，报营运部经管理者代表审核、总经理批准后，取消其合格供方资格； 4.2.2.2服务采购部门负责服务供方质量和环境安全行为监控，保存相关过程检查表、《纠正/预防措施处理单》，连续两次或半年累计三次被填发《纠正/预防措施处理单》采取措施的，报营运部经管理者代表审核、总经理批准后，终止其服务，并取消其合格供方资格；
4.2.2.3营运部每年组织一次对合格供方的评价活动，填写《合格供方业绩评定表》。评价时以百分制计：质量/环境安全评分占60%，交货准期评分占20%，其他（如价格、售后服务等）占20%。评定总分低于60分（或质量/环境安全单项评分低于42分）的供方，应报管理者代表审核、总经理批准后，取消其合格供方资格。供方被通知采取纠正措施的，每份《纠正/预防措施处理单》质量/环境安全单项评分扣5分。 4.3物资采购 4.3.1物资采购的审批
4.3.1.1相关部门需要采购物资时填写《物资采购申请单》，写明名称、规格、数量、询价、购买时间、用途、质量和环境安全行为要求等信息，经部门负责人确认后报营运部；
4.3.1.2营运部负责汇集《物资采购申请单》，报总经理审批。 4.3.2物资采购的实施
凡涉及向业主交付的物资采购，营运部依据总经理批准的《物资采购申请单》，会同相关部门在合格供方处实施采购。 4.3.3物资采购的验证
4.3.3.1采购验证活动包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式； 采购物资部门依据《采购验收规定》和采购要求对进货物资进行验证，验证结果记录于《物资采购申请单》相应栏目内；
4.3.3.2营运部物资管理员按《物资管理规定》验证核对进货物资，填写《入库单》、《物品标识卡》办理入库；填写《出库单》、《物资领用登记表》或《工具领用登记表》办理出库；
4.3.3.3入库物资按《仓库管理规定》进行分类存放、标识、管理；按规定时间对库存物资进行盘点，填写《盘点表》。
4.3.3.4物资采购中发现不合格时，由采购人立即采取退换货予以纠正；对于连续批次的不合格，或使用后出现严重质量问题，或供货过程中出现严重环境安全问题的，由物资管理员填写《纠正/预防措施处理单》，通知供方采取纠正措施，并跟踪验证；采购执行退换货的，换货物资须进行再验证；
4.3.3.5采购填发的《纠正/预防措施处理单》由物资管理员保存，作为对合格供方供货质量和环境安全行为评价的依据。
4.3.4采购信息是表述拟采购产品特性的信息，适当时包括：产品采购批准的要求、对产品的验收要求、其他要求(如价格、数量、交付、人员等)；本公司采购文件包括：物资采购申请单、服务采购申请表、服务采购合同、采购验收规定等。 4.4服务采购 4.4.1服务采购的审批
4.4.1.1公司服务采购主要项目有：专用设备大中修、设备年检维保、房屋本体及设施大中修、业主大型特约维修、绿化外包养护和租摆、化粪池清淤等；
4.4.1.2相关部门需要采购服务时填写《服务采购申请表》，写明采购服务范围、服务内容、服务标准、环境安全行为要求、后续服务要求、服务价格等，经部门负责人确认后，报管理者代表审核、总经理批准。 4.4.2服务采购的实施
4.4.2.1凡涉及向业主直接提供的服务采购，相关部门依据总经理批准的《服务采购申请表》，向合格供方发布采购信息，并归集、比较合格供方资料及报盘；
4.4.2.2总经理授权相关人员与合格供方就其服务内容、报盘及《服务采购合同》有关细节进一步洽谈；《服务采购合同》中须规定服务质量要求、验证的安排、服务放行的办法和其环境安全行为要求等；
4.4.2.3《服务采购合同》由总经理代表公司与选定的供方签订。 4.4.3服务采购的监控与验证
4.4.3.1服务采购部门依据《服务采购合同》对供方服务质量和其环境安全行为进行监控、验证；
4.4.3.2供方服务过程中发现的不合格，服务采购部门应及时通知供方立即纠正，并将整改验证情况填入相关检查表；重复出现，或严重不合格，或造成业主、相关方投诉的，填发《纠正/预防措施处理单》通知供方整改，并跟踪验证、记录，作为对合格供方服务质量和环境安全行为评价的依据。 4.5对供方环境安全行为的控制
4.5.1选择供方时，相关部门须对其环境安全行为的符合性加以评价，不能满足《对相关方施加影响控制程序》的供方，不能列入《合格供方名录》。
4.5.2对可望施加环境安全影响的供方由各相关部门提交本公司的环境安全方针及《对相关方施加影响控制程序》。
4.5.3对可能造成重大环境安全影响的供方(如饮用水池清洗、危险原材料化学品供应、燃气施工、有毒有害垃圾处理等)，定为重点施加影响供方，并填写《重点施加影响相关方一览表》加以控制。
4.5.4对可能造成一般环境安全影响的供方(如工程合同方、固废物处理等)，定期以文件形式向其宣传公司的环境安全方针、环境安全保护常识，以期不断提高其环保意识，如工程合同方降低噪音、粉尘、使用环保材料等；物资供应商对环境安全有影响的包装品、废物应有回收的承诺等；固废物处理者应采用分类处理等。
4.5.5对供方环境安全行为的监控，按本程序4.2.2、4.
3、4.4与采购过程一并进行。 4.5.6对供方的不良环境安全行为的投诉填发《纠正/预防措施处理单》，按本程序和《改进控制程序》执行。 5 相关文件
5.1《改进控制程序》
5.2《仓库管理规定》 5.3《物资管理规定》 5.4《采购验收规定》 5.5《对相关方施加影响控制程序》 6 相关记录
6.1《供方评定记录表》 6.2《合格供方名录》 6.3《服务采购申请表》 6.4《服务采购合同》 6.5《物资采购申请单》 6.6《入库单》 6.7《物资领用登记表》 6.8《工具领用登记表》 6.9《出库单》 6.10《盘点表》 6.11《合格供方业绩评定表》 6.12《重点施加影响相关方一览表》 6.13《物品标识卡》 6.14《纠正/预防措施处理单》
人人范文网 m.inrrp.com.cn 手机版