管理秘书实务

2020-03-02 13:38:45 来源：范文大全收藏下载本文

管理文秘之我见

摘要：不同的岗位赋予了工作者不同的岗位职责，不同的岗位职责限制了工作者不同的工作范围。秘书的地位是从属于领导的，其职责是服务于领导，辅佐领导决策。如何把握好秘书角色的分寸，为秘书工作定好位、定准位，是秘书开展好工作的先决条件。秘书在工作中可能遇到的挫折、对挫折的态度及解决对策。解析现代秘书人员应如何晋升，并为秘书人员成功晋升提供了一些策略。

关键词：秘书角色定位挫折沟通晋升

秘书是传统的职业之一，就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。一名秘书，作为领导的左膀右臂，在日常的办公工作中，不仅要业务出色，工作细心谨慎、井井有条，还要有一定的修养。这样才能提高工作能力，实现自己的人生价值。

社会是个大舞台，领导也好，秘书也好，大家都在这个舞台上扮演各自的角色。而不同的角色，在“剧”中有不同的要求，不能随心所欲。领导的运筹帷幄，决策千里，秘书的鞠躬尽瘁，辅佐决策，不同的角色赋予了他们不同的工作职能。研究秘书角色的分寸，指的是作为一名秘书人员应明确自己所处的角色、地位，知道与自己角色、地位相符的身份，以此决定自己在处理与其他角色（比如领导）关系时的行为。

良好的修养使秘书在处理人际关系中如鱼得水。人际交往是秘书工作的一个重要内容，有修养的秘书善于与人打交道，懂得人情世故，尊重他人，彬彬有礼，得到对方的认可与好感，得到对方的配合，有利于交际事宜的顺利完成；良好的修养能有效地提高工作效率。有良好修养的秘书，对待工作的态度就总是认真的、谨慎的，严格按照领导意图办事，及时完成领导下达的任务，适当场合为领导出谋献策，有效地保证工作质量，提高工作效率；良好的修养使秘书有助于进行准确的角色定位。秘书是领导的参谋，有修养的秘书就能恰如其分地把握好自己的角色。秘书无决策权，无权威性，更不可擅自主张，不可过分表现，偏离处于从属性角色的位置，给工作带来不良影响。

秘书首先应有的素养是尊重而不奉承吹捧。因此，要为领导服好务就必须要研究如何有效地认识、理解领导。秘书要了解领导、熟悉领导。不管你是在哪个单位；不管你是为一位领导人当秘书，还是同时为几位领导人服务，你对领导人的作风、性格、办事习惯、起居规律、思维路子、语言特点和生活爱好，甚至他的工作经历，都应当了解得清清楚楚。这样，就可以把服务工作做得恰到好处，就容易配合协调，节拍一致。与这一点有连带意义的一个问题，是秘书人员不但应有自己的特长，更重要的是要有适应能力，尽可能与领导人的特长、爱好相接近。领导人都有个人的爱好和专长，或喜欢听音乐，或喜欢绘画书法；或擅长总结经验、写文章等等。秘书不妨设法同领导人的这样那样的兴趣一致起来，不会也要学会，以便有共同语言，从生活上能打成一片，工作上便于服务。

其次，秘书要认准位置，不越位，秘书人员在与领导的交往中要认准位置，明确自己所扮演的角色----特定的地位、身份、场合，依此而确定自己的位置。秘书只是领导的助手，智慧再高，能力再强，也不可过于锋芒毕露，以免引发领导的不满。恃才傲物，轻上傲上都是愚昧的行为。

秘书还要学会明哲保身，不介入。面对领导之间的矛盾，一方面在态度上与感情上不介入，保持中立，另一方面在行为上不介入，保持等距。所谓\"神仙打仗，凡人发慌\"，秘书夹在当中很为难。领导之间发生的种种是非不明的矛盾，作为下级不必随意介入。主张“不介入”并不是说秘书人员不要是非标准，随波

逐流，实际上是要求秘书人员不要去加剧领导之间的矛盾。本着减少矛盾、化解矛盾的原则，改善、建立领导与领导、领导与助手之间的正常关系。

最后，秘书要有限克制，不冲动。秘书人员长期与领导在一起，出现意见分歧或矛盾在所难免，这时秘书人员应该从容对待，有限克制，使双方重新揣度自己的意见的正确与否，是否强加与人，从而得到修正的机会。因此，秘书人员就必须摆正位置，也就是说明确自己所扮演的角色，这样很重要。

服务是秘书工作之本，要做好秘书工作，要服好务就必须有不计得失、默默奉献的精神。秘书工作没有前台的辉煌，只有幕后的艰辛；没有显赫的名位，只有无私的奉献。自己为“同心会”编排的话剧获奖了，掌声是演员的，荣誉是“同心会”的。秘书工作者只有找准人生支点，正确对待名位，才能始终保持一种“看名利淡如水，视事业重如山”的精神追求。

找准自己的定位，演好自己的角色。与领导配成搭档，努力成为他的好伙伴、好助手，提他担责分忧，随时随地抓住时机表示自己对他的忠心，永远站在领导这一边，以你的态度说明一个事实：我是你的好朋友，我会尽自己所能为你做事。以你的力量使上司更有光彩，其终极结果你会发出耀眼的光芒。

当然，想要成为一个好秘书，难免会遇到这样那样的挫折，这时可能会感到很沮丧。其实，人生难免会遇到挫折，没有经历过失败的人生不是完整的人生。没有河床的冲涮，便没有钻石的璀璨；没有挫折的考验，也便没有不屈的人格。正因为有挫折，才有勇士与懦夫之分。记住“天降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为，增益其所不能。” 巴尔扎克说：“挫折和不幸，是天才的进身之阶；信徒的洗礼之水；能人的无价之宝；弱者的无底深渊。”

在秘书这个职位上，技术性的劳动并不多，大多是些琐碎重复的工作，因而秘书在工作中所会遇到的挫折主要可能发生在：[1]与上司沟通不好，这对于性格较内向的人更容易发生，秘书这个职位，沟通是非常重要的，因而必须不断培养自己的交际能力，提高自己。[2]上司给的某份工作感觉吃力，难以胜任，这与上述的情况类似，“有困难就是能力不足，有麻烦就是能力不够”，如果你遇到上述的困难，就说明你在某方面存在不足，最好的解决办法就是通过学习提升自己的能力。[3]对琐碎重复的工作感到怨烦，如果遇到这种情况，通常是由于你对自己的人生价值观不足，可能以为自己所做的事是微不足道的，或都觉得这些工作是浪费人才，应该从根本上认识到，做一个优秀的秘书，其实也并不是一件容易的事情，而且这个岗位学习到的不仅一般的技能性的东西，而是参考别人如何管理好一个企业，或一个部门，这对于你以后的职场生涯是十分有利的。[4]与上司发生争执，这个问题比较严重，领导与秘书之间，在一些大的、原则性的问题上，发生争论是很正常的，如果处理得好，争论的结果，可使事情得到正确解决，对事业、对领导都有益处，相反，可能让你失去这份工作或受到批评而闷闷不乐。所以我们要正确处理争论，以期获得一个完满的结果。[5]情感方面，一方面是很多人都在可能发生的，与公司同事恋爱，有些公司明文规定公司同事这间不准恋爱，其实这是有一定的道理的，但如果发生了，一定要注意，不可以让感情生活上的闹剧影响到工作；另一方面是可以受到上司的性搔扰，这种情况你必须严正自己的立场，如果你的工作确实很出色，这对你职业影响是不会太大的。

生活中的失败挫折既有不可避免的一面；又有正向和负向功能。既可使人走向成熟、取得成就，也可能破坏个人的前途，关键在于你怎样面对挫折。适度的

挫折具有一定的积极意义，它可以帮助人们驱走惰性，促使人奋进。作为一个合格的秘书，积极面对并处理好挫折是必不可少的。一个合格的秘书除了要有良好的素养和应对挫折的能力外，还要让自己得到晋升，要明白没有最好，只有更好。

莎士比亚曾经说过：“没有野心，世界不会变好，更不会进步。”因此，从某种意义上可以说，当某个秘书有了升迁的“野心”时，这标志着自己在进步。作为一名秘书人员要想得到升迁他个人的能力，素质问题取得工作成就的基本方法和途径；需要平衡的各种关系问题，等等。只要能够认真思考，认真地去做，这些方面的综合素质就能够在某个秘书的身上体现出来。除此之外，有些技巧还必须提出来，以引起重视，为自己的顺利晋升奠定坚实的基础。

随着现代社会竞争的加剧，越来越多的行业受到就业的冲击。秘书就受到了这种冲击！秘书的工作相当于助理,其工作繁琐而充满挑战，对秘书的要求越来越高。今天这个职位是你的，明天可能就会被别人代替。作为你个人来说，不论你目前怎样，都应考虑将来要更好，从而去奋斗，去发展。所以，不能安于现状，有积极心态的秘书懂得时刻寻找最佳新观念，这些观念能增加他们的积极性，使他们保持积极的心态，并成为成功的潜力。

秘书工作的范围广，接触到社会的方方面面，秘书就要使自己的文化素养、领导能力、交际应酬、智慧谋略、口才写作等多方面的综合素质得到完善。这样秘书就会是一个“全才”或是“通才”，他们的才能可以做一些更大更有意义的事情，随着工作的开展和政绩的积累，秘书人员就必然会走向升迁。

首先要找准自己的位置。处理事务过程中，一定要做到办事果断，不离准则，既敢于负责，又善于负责，同时又应该有一定的灵活性，但绝不能另搞一套。

其次要把握住机遇，机不可失，时不再来。对于每一个人来说，机会并不是常有的。有的人一生也许只有一次机会，如果他错过了，那么他的一生就只能与成功无缘。机遇是客观存在的，但只有你看见它时，它才存在。一句话，机遇在意料之中又在情理之中。

还有就是要建立良好的人际关系并取得领导的信任。在现代民主制度下获得组织成员的支持是实现升迁梦想的一个基本条件。没有大多数成员的支持和拥护就难以在组织中立足，就是利用各种手段得到了升迁机会，也不会长久，因为很难得到成员的支持就难以取得成就。因此，秘书在谋求权力升迁时，一定要注意追求赢得大多数成员的支持。而在我国，秘书的选拨、升迁和发展，领导有着非常重要的“话语权”，包括提名权和决定权，也就是说，秘书的角色能否正常晋升，与领导是否信任、赏识是分不开的，甚至是升迁的关键因素。所以，秘书要得到升迁，必须要重视和处理好与领导的关系。

最后也是比较重要的，就是要发挥潜能，在竞争中获胜。一个人的能力是有限的，但是他的潜能是无限的。只有把自己的能力加上自己尚未发挥的潜能，你就会是一个成功的人。若要在竞争激烈的单位冒尖，你要懂得如何发挥自己的长处，凡事都得动脑筋，不但要在秘书这一本职工作上力争上游，在其他方面也要有一定表现并发挥一定的作用，才能稳步踏上成功的阶段。

我们要谨记，今天是秘书的角色，明天就可能是一把手。随着社会的进步和社会分工越来越细，社会群体和组织的日益增多，给每一个秘书带来了更多的升迁希望。

通过这一学期对管理秘书实务的学习，我对秘书这个职业有了更加透彻的了解，秘书并不是像我们想象中那么简单的，他们要掌握的东西有很多，这让我明

白了做任何一件事都不是容易的，在今后的生活中，我们还需要加倍努力的提升自己。

参考文献：

1、朱传忠、叶明：《秘书理论与实务》杭州大学出版社，1995年8月第1版；

2、张浩，《秘书工作必谈》，光明日报出版社，2001年1月第1版；

3、周树清，《副手成功哲学》，中央编译出版社，2007年8月第1版。