办公室用品管理制度

办公室用品管理制度

为规范办公用品的采购、保管、领取和使用，确保办公所需，倡导勤俭节约、物尽其用，杜绝铺张浪费，管好用好办公物品，特制定办公用品管理制度。

一、办公用品的采购

1、所有办公用品的采购工作，统一由办公室组织实施。

2、严格执行公司采购制度。凡采购物资、商品等必须按公司采购规定的标准、程序进行。

3、严格采购审批制度。随用随买的个别零散性采购，一次性采购在500元以下的，由办公室主任审批；金额在500元以上的，由总经理审批。

4、采购工作要科学、合理，增强透明度。采购前，应做好市场调查，充分掌握欲购物品的性能、价格及附加优惠条件。货比三家，努力达到货真价实，物美价廉。

5、办公用品采购的一般程序为：需用部门向办公室提出购物申请→办公室按照规定权限办理审批→办公室采购人员实施采购→所购物品交保管员验收、登记入库；采购人和验收人各自在发票上签字→有关领导按规定批准权限审签→财务室核报。

二、办公用品的保管

1、办公用品由办公室指定专人负责保管。

2、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、

消耗低、费用省。

3、批量购入的办公用品应即时入库存储，在《办公用品入库登记本》上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。

4、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用，办公室要及时回收，登记造册，修旧利废，充分利用。

5、定期进行办公用品库房盘点，确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。

三、办公用品的领取

1、领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。

2、领取时，领取人须在《办公用品领取登记本》上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。

3、办公用品管理人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领，领取人应做出解释，否则保管员有权拒付。

4、领取的非消耗性办公用品（如订书机、计算器、剪刀等）应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。

5、大件物品领取后，应列入办公室固定资产管理序列，

明确责任人。办公用品领取后发现不适用或未用完部分应立即退保管人员，保管人员根据情况予以调换或收回入库。

四、办公用品的使用

1、使用办公用品要牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。

2、办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。

3、精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源，定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。

4、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用（如：复印纸应用于复印，不得用做草稿纸、包装纸；大头针、曲别针等反复使用；纸张可双面利用）充分发挥各种办公用品的最大使用效率。

5、印制文件材料要有科学性和计划性。要根据文件材料印制要求及数量选择合适的印制方式，既要方便快捷，又要使成本最低，并力求使印制数与需用数基本相符，略有余富，避免不必要的浪费。

6、对于高档耐用办公用品，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，由采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；故意造成设备损坏的，直接责任人应赔偿。